Компьютеры и оргтехнику арендуют, когда покупать невыгодно: на проектную команду, на время конференции или экзаменов, на сезонный колл-центр, на период, пока не пришла собственная поставка. Компания получает готовые рабочие места, не ставит их на баланс и не занимается утилизацией, когда техника устареет.
Договор здесь кажется формальностью ровно до первого спора, и споры в этой теме нетипичные. Ломается не столько железо, сколько всё вокруг него: лицензии на программы, данные на дисках, картриджи, счётчик отпечатков, конфигурация, которую поменяли без спроса. Ни один из этих вопросов общий шаблон аренды не закрывает. Разбираем договор по пунктам и даём образец.
Договор аренды компьютеров: что обязательно указать
Образец составили практикующие юристы: техника описана по серийным номерам с указанием конфигурации, отдельно закреплены плата, порядок возврата и ответственность за утрату. Именно такое описание позволяет доказать, что вернули ту же машину и в той же комплектации, а не похожую с другой памятью и другим диском. Скачивается бесплатно и без регистрации, в Word или PDF, готов к печати и подписанию.
Скачать образец договора аренды компьютеров
На сайте Амулекс собрано больше двух тысяч образцов документов. В разделе договоров аренды есть отдельные формы для аренды оргтехники, копировального аппарата, программных продуктов и оборудования технических средств. Посмотрите подборку, если вам нужен не парк компьютеров, а одна конкретная позиция.
Минимальный набор условий такой:
| Условие | Что писать |
|---|---|
| Стороны | Наименования, ИНН, ОГРН, адреса, кто подписывает и на основании чего |
| Предмет | Перечень единиц с типом, маркой, моделью, серийным и инвентарным номером. Спецификация выносится в приложение |
| Конфигурация | Процессор, объём памяти, тип и объём накопителя, видеокарта, монитор, диагональ. Для оргтехники ресурс, скорость печати, формат |
| Комплектность | Клавиатура, мышь, кабели, блок питания, док-станция, сумка, кабель питания принтера |
| Программное обеспечение | Что предустановлено, на каком основании передаётся право пользования, что запрещено удалять и переустанавливать |
| Состояние | Внешние повреждения, битые пиксели, состояние клавиатуры и корпуса. Фиксируется в акте с фотографиями |
| Место эксплуатации | Адрес, где техника будет стоять, и условие о запрете вывоза без согласования |
| Срок | Даты начала и окончания или неопределённый срок |
| Плата | Ставка за единицу в месяц или сутки, порядок расчётов, условие об оплате неполного периода |
| Обслуживание | Кто устраняет неисправности, за какое время, есть ли подменный фонд |
| Расходные материалы | Картриджи, тонер, бумага, батареи. Для оргтехники это самая спорная строка |
| Данные | Порядок удаления информации перед возвратом и запрет доступа арендодателя к содержимому дисков |
| Возврат | Срок, место, состояние, порядок проверки работоспособности и приёмки по акту |
| Ответственность | Возмещение при утрате по согласованной стоимости, пени за просрочку, штраф за изменение конфигурации |
Регистрировать такой договор не нужно и нотариус не требуется: компьютеры это движимое имущество, а государственная регистрация предусмотрена только для аренды недвижимости. Письменная форма обязательна, если хотя бы одна сторона организация.
Программное обеспечение: почему лицензия не переходит вместе с компьютером
Самая недооценённая часть таких договоров. Компьютер это вещь, и её можно передать в аренду. Программа это результат интеллектуальной деятельности, и права на неё передаются по другим правилам, установленным лицензией правообладателя.
- Передача компьютера в аренду сама по себе не даёт арендатору права пользоваться установленными на нём программами. Право пользования возникает из лицензионного договора, а не из договора аренды вещи
- Многие лицензии прямо запрещают передавать программу третьим лицам, включая передачу вместе с оборудованием. Проверять это надо до сделки, а не после визита проверяющих
- Операционная система, поставляемая производителем вместе с устройством, обычно привязана к конкретному компьютеру и следует за ним. Офисные пакеты, специализированные и серверные продукты чаще всего нет
- За использование программ без прав отвечает тот, кто ими пользуется, то есть арендатор. Ссылка на то, что техника пришла уже с программами, от ответственности не освобождает. Правообладатель вправе взыскать компенсацию вместо убытков, а при крупном размере наступает административная и даже уголовная ответственность
- Арендодателя, который передал нелицензионные копии, это тоже не выводит из-под удара: он отвечает перед правообладателем за своё распространение, а перед арендатором за недостоверные заверения о лицензионной чистоте, если такие заверения дал в договоре
Практический вывод: в договоре пишут отдельный пункт про программное обеспечение. Либо арендодатель подтверждает наличие лицензий, допускающих передачу, и прикладывает их перечень. Либо стороны фиксируют, что техника передаётся без программ и арендатор устанавливает своё, а арендодатель не отвечает за состав программ на дисках.
Открыть образец договора аренды компьютеров
Договор аренды оргтехники между юридическими лицами: печать и расходники
С принтерами, копировальными аппаратами и многофункциональными устройствами структура платы устроена иначе, чем с компьютерами.
| Схема | Как считается плата | Кто покупает расходники |
|---|---|---|
| Простая аренда | Фиксированная сумма за единицу в месяц | Арендатор сам покупает тонер и бумагу |
| Аренда с обслуживанием | Фиксированная сумма плюс включённый лимит отпечатков | Арендодатель, в пределах лимита |
| Оплата за отпечаток | Ставка за страницу по показаниям счётчика | Арендодатель, стоимость заложена в ставку |
| Смешанная | Минимальный платёж плюс доплата за превышение лимита | Арендодатель, превышение оплачивается отдельно |
Если выбрана оплата за отпечаток, порядок снятия показаний счётчика надо описать буквально: кто снимает, как часто, чем подтверждается. Обычно это ежемесячный акт с распечаткой отчёта самого устройства. Без такого пункта каждый месяц превращается в переписку о том, откуда взялась цифра.
Вторая типовая строка это чужие расходные материалы. Арендодатели почти всегда запрещают ставить неоригинальный и восстановленный тонер, потому что он выводит из строя печатающий узел. Запрет законен, но ответственность за поломку из-за постороннего картриджа наступает только если этот запрет написан в договоре, а факт использования зафиксирован.
Аренда сервера: когда это не аренда, а услуга
Слово «аренда» в этой сфере используют шире, чем позволяет закон, и от этого зависит, какой договор вам на самом деле нужен.
- Аренда физического сервера: вам передают конкретную машину с серийным номером, вы ей владеете и пользуетесь. Это классическая аренда вещи, к ней применимы все правила этой статьи
- Размещение вашего сервера в дата-центре: вам предоставляют стойко-место, питание, охлаждение и канал. Это ближе к возмездному оказанию услуг, а часть про место в стойке может быть арендой части помещения
- Выделенный или виртуальный сервер у хостера: вам дают вычислительные ресурсы и доступ, а не вещь. Передачи имущества во владение не происходит, поэтому это договор оказания услуг, а не аренда
- Доступ к программе через интернет: это лицензионный договор или договор оказания услуг, вещи здесь нет вообще
Различие не теоретическое. От квалификации зависит, можно ли требовать передачи конкретного оборудования, кто отвечает за простой, применяются ли правила о возврате имущества и как считать убытки при отказе от договора. Если вам важен доступ к конкретному железу, это должно быть написано в предмете, а не подразумеваться.
Данные на арендованной технике: что записать в договор
Компьютеры возвращаются не пустыми, и это отдельный риск для обеих сторон.
- Арендатору нужно условие о том, что арендодатель не вправе просматривать и копировать информацию с накопителей, а при выявлении данных обязан их удалить
- Арендодателю нужно условие об обязанности арендатора удалить свои данные перед возвратом и о праве арендодателя отформатировать накопители, если этого не сделали
- Если на технике обрабатывались персональные данные сотрудников или клиентов, порядок их удаления надо описать отдельно, а факт удаления зафиксировать в акте возврата
- Ответственность арендодателя за утрату информации арендатора обычно исключают прямо. Резервное копирование это зона арендатора, и это стоит написать, чтобы не спорить потом
- Если техника ремонтируется у арендодателя, в договоре предусматривают либо изъятие накопителя, либо доступ представителя арендатора к процедуре
Ещё один пункт, который экономит нервы: замена конфигурации без согласования запрещается. Установка другой памяти, замена диска на свой, снятие видеокарты для другой машины это распространённая практика внутри компаний, и без прямого запрета вернуть технику в исходном виде почти невозможно.
Частые вопросы
Нужно ли регистрировать договор аренды компьютеров?
Нет. Регистрируется только аренда недвижимости, а компьютеры и оргтехника это движимое имущество. Договор действует с момента подписания или с даты, указанной в тексте.
Переходит ли лицензия на программы вместе с арендованным компьютером?
Не автоматически. Право пользования программой даёт лицензия правообладателя, и многие лицензии передачу третьим лицам запрещают. Условие о программном обеспечении нужно писать в договоре отдельным пунктом.
Кто покупает картриджи для арендованного принтера?
Зависит от выбранной схемы. При простой аренде расходники покупает арендатор, при оплате за отпечаток они входят в ставку и их обеспечивает арендодатель. Эту строку договора пропускать нельзя.
Что делать, если арендованный компьютер сломался?
Составить акт о неисправности и передать технику на ремонт по условиям договора. Если поломка не связана с нарушением правил эксплуатации, ремонт и подменный фонд обеспечивает арендодатель, а плата за дни простоя обычно не начисляется.
Можно ли арендовать компьютер у физического лица?
Да. Тогда организация удерживает налог на доходы при выплате как налоговый агент, а страховые взносы на плату за пользование техникой не начисляются. Если гражданин применяет налог на профессиональный доход, он платит налог сам и выдаёт чек.
Аренда сервера это аренда или услуга?
Если вам передают конкретную физическую машину во владение, это аренда. Если предоставляют вычислительные ресурсы, доступ и канал без передачи вещи, это оказание услуг, и правила о возврате имущества к нему не применяются.
Можно ли передать арендованную технику в другой офис или другому сотруднику?
Внутри компании да, если договор не ограничивает место эксплуатации. Передача другой организации это субаренда, и на неё нужно согласие арендодателя.
Кто отвечает, если технику украли из офиса арендатора?
По умолчанию риск случайной гибели и утраты вещи несёт её собственник, то есть арендодатель. Но договоры аренды почти всегда прямо возлагают обязанность обеспечить сохранность техники на арендатора с момента передачи и до возврата, и тогда отвечает он. Проверьте, есть ли такое условие в вашем договоре, и укажите согласованную стоимость по каждой единице, иначе размер возмещения будет спорным.
Обязательно ли удалять данные перед возвратом компьютера?
Обязательно, если на нём обрабатывались персональные данные или коммерческая информация. Порядок удаления и отметку о нём вносят в акт возврата, это защищает обе стороны.
Можно ли арендовать технику с последующим выкупом?
Да, для этого в договор включают выкупную цену и условие о зачёте арендных платежей в неё. Право собственности переходит после полной оплаты выкупной цены и подписания документа о передаче.
Когда универсального образца недостаточно
Типовая форма закрывает простой случай: несколько машин, фиксированная ставка, аренда без обслуживания. Индивидуальный документ нужен, если есть хотя бы один из этих пунктов:
- техника передаётся с лицензионными программами и права на них нужно оформить корректно
- на оборудовании будут обрабатываться персональные данные клиентов
- речь идёт о серверах, системах хранения или сетевом оборудовании с гарантией доступности
- плата считается за отпечатки, за часы работы или за число активных рабочих мест
- нужен подменный фонд и согласованное время восстановления
- техника арендуется у сотрудника, директора или взаимозависимой компании
- предполагается выкуп оборудования по окончании срока
- стороны уже спорят о поломке, о конфигурации или о показаниях счётчика
Юрист опишет предмет так, чтобы вернуть можно было именно вашу технику, закроет вопрос с лицензиями и данными и распределит расходники и ремонт под вашу схему. Разбор занимает несколько минут и стоит дешевле одного разбирательства о лицензионной чистоте программ.
Получить консультацию юриста по договору аренды техники
Что ещё почитать по теме
Если вам нужен общий разбор аренды техники без привязки к компьютерам, начните с базового материала.
Как составить договор аренды оборудования
Когда технику планируют в итоге забрать себе, схему строят через выкупную цену и зачёт платежей.
Аренда оборудования с последующим выкупом
Кто и за какой ремонт отвечает по умолчанию, разобрано в отдельной статье.
Ремонт арендованного имущества: кто и что чинит
Другие образцы по теме
Вся подборка: образцы договоров аренды. Родительский раздел: образцы договоров. Если нужен документ другого типа, посмотрите весь каталог документов.
Вместе с договором аренды компьютеров обычно скачивают эти формы.
