Короткий ответ: чек и акт решают разные задачи, и один другой не заменяет. Чек из приложения «Мой налог» подтверждает, что деньги получены и налог с них платит сам исполнитель, поэтому заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы. Акт подтверждает другое: что именно сделано, в каком объёме, за какой период и без претензий по качеству.
Отсюда практический вывод. Без чека расход не подтвердить вообще, а без акта нечем доказать, за что заплачено: налоговая инспекция видит перевод и чек на сумму, но не видит ни объёма, ни периода, ни результата. Обязательной формы акта закон не устанавливает, и именно поэтому его так легко составить неправильно: пропущенный период, размытый перечень услуг или отсутствие ссылки на договор превращают документ в бумажку, которая не работает ни в налоговом споре, ни в суде с исполнителем.
Чем акт отличается от чека самозанятого
Образец составили практикующие юристы под расчёты с исполнителем на налоге на профессиональный доход: в форме уже есть ссылка на договор, перечень работ с объёмом и стоимостью, отметка о том, что исполнитель не является плательщиком НДС, и упоминание чека как основания расчётов. Именно этих строк не хватает в обычном бланке акта, рассчитанном на две организации. Скачивается бесплатно и без регистрации в Word или PDF, останется подставить свои данные, распечатать и подписать.
Скачать образец акта выполненных работ с самозанятым
На сайте Амулекс собрано больше двух тысяч образцов документов, и договоры с самозанятыми вынесены в отдельный раздел. Кроме акта там есть договоры под конкретные виды услуг и работ, дополнительное соглашение об изменении цены и объёма, соглашение о расторжении. Посмотрите подборку: акт удобнее брать в паре с тем договором, к которому он составляется.
Все образцы договоров с самозанятыми
Теперь разложим документы по функциям. В расчётах с исполнителем на спецрежиме их три, и подменять один другим нельзя.
| Документ | Что подтверждает | Кто оформляет | Обязателен ли |
|---|---|---|---|
| Чек из приложения «Мой налог» | Получение оплаты и то, что налог с неё платит исполнитель | Самозанятый, в приложении | Да, в силу закона, на каждую выплату |
| Акт выполненных работ или оказанных услуг | Факт, объём, период и качество сделанного | Стороны, подписывают вдвоём | Гражданский кодекс не требует, но заказчику-организации нужен |
| Договор | Условия сотрудничества: предмет, цену, сроки, статус исполнителя | Стороны | Для сделок организаций и предпринимателей письменная форма обязательна |
Чек невозможно заменить ничем: он предусмотрен законом о налоге на профессиональный доход и служит основанием не платить за исполнителя НДФЛ и взносы. Налоговая служба прямо признаёт чек документом, подтверждающим расходы покупателя. При расчётах наличными и картой чек формируется в момент оплаты, при переводе на счёт — не позднее девятого числа следующего месяца. Как он формируется, что делать при ошибке и как его проверить, подробно описано в материале о том, как самозанятому сделать чек.
Акт в этой связке отвечает на вопрос «за что», а чек — на вопрос «сколько и когда». В чеке есть сумма, дата и наименование услуги одной строкой. В нём нет ни объёма, ни периода, ни перечня, ни отметки о том, что заказчик принял результат без замечаний. Поэтому налоговая рассматривает акт как документ, который дополняет чек и фиксирует дату или период оказания услуг, а суд — как основное доказательство при споре об объёме и качестве.
Нужен ли акт, если закон прямо его не требует
Формально Гражданский кодекс обязательный акт предусматривает только для подряда: там сдача и приёмка результата оформляются актом. Для возмездного оказания услуг такого требования нет. Но обязанность оформлять акт приходит не из Гражданского кодекса, а из правил бухгалтерского учёта: организация обязана подтверждать каждый факт хозяйственной жизни первичным документом. Услуга оказана, деньги списаны — значит, нужен документ, который это описывает.
Разберём по типам заказчиков, кому и зачем акт реально нужен.
| Заказчик | Зачем нужен акт | Что будет без него |
|---|---|---|
| Организация | Первичный документ для учёта, подтверждение периода и объёма | Претензии при проверке: расход есть, описания услуги нет |
| Предприниматель на упрощённой системе | Подтверждение затрат при объекте «доходы минус расходы»; учесть расход можно, только если его вид попадает в закрытый перечень статьи 346.16 Налогового кодекса | Затраты снимают, налог доначисляют |
| Обычный гражданин | Доказательство объёма и качества при споре | При недоделках нечем показать, что именно было заказано и принято |
| Любой заказчик при длящихся услугах | Разделение работ по месяцам и периодам | Невозможно посчитать, что оплачено, а что нет |
Есть и обратная сторона, о которой редко думают. Акт защищает не только заказчика, но и исполнителя: подписанный документ закрывает дорогу к претензиям задним числом и служит основанием требовать оплату, если заказчик тянет с переводом. Для длящегося сотрудничества практичен ежемесячный акт с коротким перечнем сделанного, для разовых заказов — акт по каждой работе.
Отдельная тонкость для услуг: в договоре можно предусмотреть, что услуги считаются принятыми, если заказчик не прислал мотивированные возражения в оговорённый срок. Такое условие снимает проблему молчащего заказчика, но акт не отменяет: без документа с перечнем всё равно неясно, что именно считается принятым. Общая механика приёмки разобрана в статье про акт оказанных услуг, а особенности приёмки работ с материальным результатом — в разборе про акт выполненных работ по договору подряда.
Что должно быть в акте выполненных работ с самозанятым
Утверждённой формы нет, поэтому ориентируются на обязательные реквизиты первичного документа плюс несколько строк, специфичных для спецрежима.
| Реквизит | Что писать | Зачем |
|---|---|---|
| Название и номер | Акт выполненных работ или акт оказанных услуг, номер и дата составления | Идентифицирует документ в учёте |
| Ссылка на договор | Номер и дата договора, к которому составлен акт | Связывает оплату с обязательством |
| Стороны | Заказчик с реквизитами, исполнитель с ФИО и ИНН, отметка о применении спецрежима | Подтверждает, кто и в каком статусе исполнял |
| Период | Даты начала и окончания либо календарный месяц | Главное, чего нет в чеке |
| Перечень | Конкретные работы или услуги с объёмом, без формулировки «услуги по договору» | Основа спора о качестве и объёме |
| Стоимость | Цена по каждой позиции и итог цифрами и прописью | Сверка с суммой чека |
| Отметка про НДС | Исполнитель не является плательщиком НДС | Снимает вопрос о выделении налога в сумме |
| Приёмка | Заказчик принял, претензий по объёму и качеству не имеет | Закрывает возможность оспорить объём позже |
| Расчёты | Реквизиты чека или обязанность выдать его после оплаты | Связывает акт с налоговым документом |
| Подписи | Обе стороны, с расшифровкой | Односторонний акт работает только в особом порядке приёмки |
Сумма в акте и сумма в чеке должны совпадать. Расхождение между актом и чеком — самая частая придирка при проверке, и объяснять её приходится письменно. Если часть работ не принята, уменьшайте акт, а не оставляйте разницу без комментария.
Открыть образец акта выполненных работ с самозанятым
Акт от самозанятого юридическому лицу: кто составляет и как подписывают
Обычно акт готовит заказчик: у организации есть шаблоны, учётная система и требования бухгалтерии. Но составить документ может любая сторона, закон это не регулирует. Важно не кто напечатал акт, а то, что подписали его оба.
- Самозанятый не ведёт бухгалтерский учёт и не обязан применять унифицированные формы, поэтому подойдёт простой двусторонний документ на одном листе;
- печать исполнителю не нужна: у физического лица её нет, и требовать её бессмысленно — печать не относится к обязательным реквизитам первичного документа;
- подписать можно на бумаге, через систему электронного документооборота или обменяться сканами, если такой способ прямо разрешён договором;
- обмен сканами без оговорки в договоре ослабляет документ: при споре вторая сторона заявит, что подписи она не видела;
- если исполнитель на связи только в мессенджере, пропишите этот канал в договоре как согласованный способ обмена документами.
Про приложение «Мой налог» стоит сказать отдельно, потому что вопрос задают постоянно. Актов в приложении нет: оно формирует только чеки и справки о доходе и о постановке на учёт. Акт готовится вне приложения, в обычном текстовом редакторе, и подписывается сторонами. Справка о постановке на учёт из приложения при этом полезна: её удобно приложить к договору, а статус исполнителя дополнительно проверить по ИНН в сервисе налоговой службы. Как это делается, собрано в материале про проверку статуса самозанятого.
Что делать, если самозанятый не выдал чек
Ситуация неприятная, потому что акт без чека расход не спасает: организация лишается права учесть затраты и, по логике проверяющих, должна была удержать с выплаты НДФЛ и начислить взносы. Порядок действий такой.
- Напишите исполнителю и потребуйте чек, сославшись на условие договора. Чаще всего человек просто забыл провести оплату в приложении.
- Проверьте статус на дату выплаты: если исполнитель снялся с учёта, чек он выдать уже не сможет, и вопрос переходит в налоговую плоскость.
- Приостановите следующие платежи, если в договоре есть условие об оплате очередного этапа только после чека за предыдущий.
- Если чека нет и не будет, сообщите об этом в налоговую инспекцию: отсутствие чека — нарушение со стороны исполнителя, за которое ему грозит штраф в размере 20 процентов суммы расчёта, а при повторном нарушении в течение шести месяцев — в размере всей суммы расчёта. Обращение заказчика при этом фиксирует его добросовестность.
- Оцените последствия по выплате: без чека безопаснее исходить из того, что это обычный доход физического лица со всеми удержаниями.
Профилактика дешевле разбирательств: включите в договор обязанность выдать чек в конкретный срок после каждой оплаты, штраф за нарушение и право задержать следующий платёж. Такое условие дисциплинирует лучше любых напоминаний. Полный набор защитных пунктов для работы с исполнителем на спецрежиме разобран в статье про договор оказания услуг с самозанятым.
Частые вопросы
Чек самозанятого заменяет акт выполненных работ?
Нет. Чек подтверждает оплату и налоговый статус исполнителя, акт — факт, объём и период работ. В чеке нет ни перечня, ни периода, ни отметки о приёмке, поэтому для учёта и для спора о качестве он акт не заменяет. Обратной замены тоже не бывает: акт не освобождает заказчика от необходимости получить чек.
Нужно ли самозанятому составлять акт выполненных работ?
Закон его к этому не обязывает, но подписанный акт защищает и самого исполнителя: он фиксирует, что работа принята, и служит основанием требовать оплату. Если заказчик — организация, акт почти наверняка попросит её бухгалтерия.
Как составить акт выполненных работ с самозанятым?
Возьмите двусторонний документ на одном листе: название и дата, ссылка на договор, стороны с ИНН и упоминанием спецрежима, период, перечень работ с объёмом и стоимостью, итоговая сумма, отметка о том, что исполнитель не платит НДС, фраза о принятии без претензий и подписи. Главное — конкретный перечень вместо формулировки «услуги оказаны в полном объёме».
Как сделать акт выполненных работ самозанятому в «Мой налог»?
Никак: приложение формирует только чеки, справки о доходах и справку о постановке на учёт. Акт составляется отдельно, в обычном редакторе, и подписывается обеими сторонами. Через приложение исполнитель закрывает лишь налоговую часть расчётов.
Как самозанятому отправить акт выполненных работ заказчику?
Способ выбирают тот, который назван в договоре: бумажный экземпляр, электронный документооборот с усиленной подписью или обмен сканами по согласованному адресу электронной почты. Согласованный в договоре канал важнее формы файла, потому что именно он подтверждает, что документ дошёл до адресата.
Можно ли оформить акт с самозанятым без договора?
Формально да, если отношения сложились без письменного договора, и тогда акт становится основным документом об условиях сделки. Но для организаций и предпринимателей письменная форма сделки обязательна, поэтому связка «договор, акт, чек» надёжнее: акт в одиночку не описывает ни сроков, ни ответственности, ни порядка расчётов.
Как часто подписывать акты при длящемся сотрудничестве?
Обычно раз в месяц, по итогам календарного периода. Такая периодичность совпадает с налоговым периодом исполнителя и с тем, как учитывает расходы заказчик. Для разовых заказов акт составляют по каждому из них.
Когда универсального образца недостаточно
Типовой акт закрывает понятную ситуацию: работа сделана, принята, сумма совпадает с чеком. Индивидуальный документ нужен, если есть хотя бы один из этих пунктов:
- работа принята частично, и надо зафиксировать недостатки без отказа от всего результата;
- исполнитель создал результат с правами: текст, дизайн, код, фотографии;
- сумма в акте и сумма в чеке расходятся, и разницу надо объяснить;
- чек не выдан, а деньги уже перечислены;
- налоговая запросила пояснения по выплатам самозанятым;
- исполнитель отказывается подписывать акт, и приёмку приходится оформлять в одностороннем порядке.
Юрист подготовит акт под конкретный предмет, пропишет порядок односторонней приёмки и проверит, выдержит ли ваш комплект документов проверку. Это заметно дешевле, чем терять расходы за год сотрудничества из-за формулировки в одну строку.
Получить консультацию юриста по акту с самозанятым
Другие образцы по теме
Вся подборка: образцы договоров с самозанятыми. Родительский раздел: договоры. Если нужен документ другого типа, посмотрите весь каталог документов.
Акт удобнее готовить сразу вместе с договором, к которому он составляется: тогда перечень работ и порядок приёмки описаны одинаково в обоих документах.
