Когда офис снимает организация у организации, договор перестаёт быть формальностью и становится бухгалтерским документом. По нему принимают расходы, заявляют вычет по налогу на добавленную стоимость, считают обеспечительный платёж и объясняют налоговой, почему компания сидит по этому адресу.
Готового бланка для такой аренды нет, и ошибка здесь стоит не только денег, но и снятых расходов. Договор, подписанный неуполномоченным лицом, ставка без ясности по налогу на добавленную стоимость, площадь с коэффициентом мест общего пользования и отсутствие акта приёма-передачи это четыре самые частые причины споров между компаниями. Разбираем условия по порядку и даём образец договора между двумя организациями.
Договор аренды офиса между юридическими лицами: что проверить у контрагента
Образец составили практикующие юристы: помещение описано через адрес, площадь и номера комнат, отдельно вынесены порядок расчётов, обеспечительный платёж и ответственность сторон. Он рассчитан именно на отношения двух организаций и учитывает типовые претензии проверяющих к первичным документам. Скачивается бесплатно и без регистрации, в Word или PDF, можно распечатать и подписать.
Скачать образец договора аренды офисного помещения
На сайте Амулекс собрано больше двух тысяч образцов документов. В разделе договоров аренды есть формы под часть помещения, рабочее место, производство и склад, предварительный договор, соглашение о расторжении и договор аренды юридического адреса. Посмотрите подборку, если условия сделки отличаются от типовых.
Проверка контрагента в аренде отличается от проверки поставщика: важно не только, жива ли компания, но и вправе ли она распоряжаться помещением.
- Выписка из ЕГРН на помещение. Она показывает собственника, площадь, кадастровый номер и зарегистрированные обременения. Свидетельств о праве собственности давно не выдают, ориентируйтесь на выписку
- Полномочия подписанта. Директор подписывает на основании устава, остальные по доверенности. Для подписания договора достаточно доверенности в простой письменной форме. Нотариальная нужна для подачи документов на регистрацию в Росреестр от гражданина, а организация выдаёт своему представителю обычную доверенность за подписью руководителя
- Крупная сделка. Если годовая сумма аренды сопоставима с активами арендодателя, может потребоваться одобрение участников. Запросите решение, иначе сделку потом попробуют оспорить
- Не арендатор ли перед вами. Если помещение сдаёт не собственник, это субаренда, и нужно письменное согласие собственника
- Данные из реестра юридических лиц. Адрес, отсутствие записи о недостоверности сведений, наличие процедуры банкротства, дисквалификация руководителя
Аренда у компании, которая сама находится в процедуре банкротства, может быть оспорена управляющим. Это не запрет, но повод настаивать на короткой предоплате и не вносить крупный обеспечительный платёж.
Что обязательно указать в договоре аренды офиса
| Условие | Что писать |
|---|---|
| Стороны | Наименования, ИНН, ОГРН, адреса, кто подписывает и на каком основании |
| Предмет | Адрес здания, кадастровый номер, этаж, номера комнат по экспликации, площадь, план в приложении |
| Площадь | От какой площади считается плата: только помещение или с долей мест общего пользования. Коэффициент указывают числом |
| Назначение | Размещение офиса организации. Если планируется регистрация по адресу, это отдельный пункт |
| Плата | Постоянная часть за метр или за помещение, переменная за ресурсы, срок внесения, порядок и предел индексации |
| Налог на добавленную стоимость | Прямо указать, включён он в ставку или начисляется сверх, и на каком режиме работает арендодатель |
| Обеспечительный платёж | Размер, за что удерживается, срок пополнения и срок возврата после выезда |
| Документы | Периодичность актов и счетов-фактур, способ обмена: бумага или электронный документооборот |
| Доступ | Режим работы бизнес-центра, круглосуточный ли доступ, пропуска для сотрудников и гостей, парковочные места |
| Услуги здания | Уборка, охрана, вывоз мусора, обслуживание лифтов и кондиционирования: что входит в ставку, что оплачивается отдельно |
| Срок | Даты начала и окончания либо неопределённый срок, порядок продления и преимущественное право |
| Ремонт и отделка | Кто делает текущий и капитальный ремонт, согласование отделки, судьба неотделимых улучшений |
| Ответственность | Неустойка за просрочку платы, ответственность арендодателя за отключение ресурсов и за недопуск в помещение |
| Возврат | Срок освобождения, состояние помещения, порядок подписания акта возврата |
Без акта приёма-передачи договор не работает ни юридически, ни в бухгалтерии. Обязанность передать помещение считается исполненной с момента передачи по акту, и до этой даты арендная плата начисляться не должна. В акте фиксируют состояние отделки, комплектность мебели, показания счётчиков и количество переданных ключей и карт доступа.
Метры, места общего пользования и что входит в ставку
Самое частое расхождение ожиданий и счёта в офисной аренде это площадь. Компания видит в договоре сто квадратных метров, а платит за сто восемнадцать.
- Полезная площадь: то, что реально занимает арендатор, по экспликации
- Места общего пользования: коридоры, санузлы, лифтовые холлы, входная группа. В бизнес-центрах их распределяют между арендаторами пропорционально
- Коэффициент потерь: множитель, на который умножают полезную площадь. Он должен быть в договоре числом, а не подразумеваться
- Расчётная площадь: то, от чего в итоге считают плату
Вторая история это состав ставки. Фраза «эксплуатационные расходы включены» ничего не значит, пока не перечислено, что именно в них входит. Просите список услуг здания и порядок пересмотра их стоимости. Без этого управляющая компания в середине года объявляет новый тариф на уборку, и спорить будет не с чем.
Про то, как устроена постоянная и переменная часть платы и в каких пределах её можно индексировать, мы писали в отдельном материале про арендную плату в договоре аренды.
Налоги и первичные документы: что важно двум организациям
| Вопрос | Как решать |
|---|---|
| Расходы арендатора | Учитываются при наличии договора, акта приёма-передачи помещения и документов об оплате. Ежемесячные акты об оказании услуг по аренде не обязательны, если стороны их не предусмотрели |
| Налог на добавленную стоимость | Зависит от режима арендодателя. Условие о налоге пишут прямо: включён в ставку или начисляется сверх. Формулировка «в том числе НДС, если применимо» приводит к спорам о сумме |
| Обеспечительный платёж | Пока он выполняет обеспечительную функцию и подлежит возврату, это не аванс. Момент, когда он засчитывается в счёт платы, надо описать |
| Коммунальные ресурсы | Компенсация расходов арендодателя и перевыставление ресурсов оформляются по-разному. Выберите схему заранее и пропишите её |
| Аренда у гражданина | Организация становится налоговым агентом и удерживает налог на доходы физических лиц из платы. С 2025 года шкала прогрессивная: 13 процентов до 2,4 млн руб. в год, 15 процентов с части от 2,4 до 5 млн, дальше выше |
| Электронный документооборот | Если обмениваетесь через оператора, укажите это в договоре и согласуйте адреса, иначе бумажный экземпляр всё равно потребуют |
Договор, подписанный со стороны арендодателя лицом без полномочий, ставит под удар и расходы, и вычет. Приложите к своему экземпляру копию доверенности или решения о назначении директора, датированную не позже дня подписания.
Открыть образец договора аренды офисного помещения
Юридический адрес и регистрация компании в арендованном офисе
Аренда офиса и право использовать его адрес для регистрации это не одно и то же. Второе арендодатель даёт отдельно.
- Пропишите в договоре право арендатора указывать адрес помещения в реестре юридических лиц и получать по нему корреспонденцию
- Попросите гарантийное письмо собственника: налоговая ориентируется именно на него
- Убедитесь, что по адресу не зарегистрированы десятки компаний. Массовый адрес приводит к отказу или к записи о недостоверности сведений
- Договоритесь, кто принимает почту в ваше отсутствие и как передаёт её вам
- Запись о недостоверности адреса блокирует работу с банками и с контрагентами, а если запись держится больше полугода, налоговая вправе начать процедуру исключения компании из реестра. Поэтому адрес проверяют до подписания, а не после
Срок договора, регистрация и что будет при продаже здания
| Срок | Последствия |
|---|---|
| 11 месяцев | Регистрация не требуется. Удобно, но защита слабее: по окончании срока арендодатель свободен |
| Неопределённый срок | Регистрация не требуется. Любая сторона вправе отказаться, предупредив заранее: по недвижимости закон даёт три месяца, если в договоре не установлен другой срок |
| Год и больше | Обременение регистрируется в Росреестре. Заявление вправе подать любая из сторон, если договором не установлено иное, госпошлина для организаций выше |
| С автоматическим продлением | Каждый период считается отдельно, пока он меньше года, регистрация не нужна |
Незарегистрированный долгосрочный договор сохраняет силу между сторонами, обе обязаны его исполнять. Но третьим лицам он не противопоставляется: покупатель здания, залогодержатель или управляющий в банкротстве вправе с ним не считаться. Для компании, которая вложилась в отделку, это прямой убыток.
Смена собственника сама по себе не прекращает аренду и не даёт права поднять ставку. Новый собственник встаёт на место прежнего со всеми условиями договора. Но это работает, когда аренда зарегистрирована либо покупатель о ней знал.
Частые вопросы
Нужно ли регистрировать договор аренды офиса?
Только при сроке год и больше. Регистрируется обременение права собственности, а не текст договора. Договоры на 11 месяцев и на неопределённый срок не регистрируют.
Можно ли заключить договор аренды нежилого помещения с физическим лицом?
Да, гражданин вправе сдавать принадлежащее ему нежилое помещение. При этом организация-арендатор удерживает налог на доходы физических лиц. Если деятельность систематическая, гражданину обычно рекомендуют оформить предпринимательство.
Нужно ли платить НДС при аренде офиса?
Зависит от режима арендодателя. Если он платит налог на добавленную стоимость, ставка либо включает его, либо он начисляется сверх, и это должно быть написано в договоре. Вычет арендатор заявляет только при наличии счёта-фактуры.
Нужны ли ежемесячные акты по аренде?
Закон их не требует: услуга оказывается непрерывно, а расходы подтверждаются договором, актом приёма-передачи помещения и платёжными документами. Если акты удобны вашей бухгалтерии, включите их в договор как обязанность сторон.
Что такое обеспечительный платёж и когда его возвращают?
Это сумма, из которой арендодатель покрывает долги и ущерб. Срок возврата после освобождения помещения пишут в договоре. Удерживать из него стоимость естественного износа нельзя: помещение изнашивается от обычного использования, и это риск собственника.
Можно ли сдать арендованный офис в субаренду?
Только с письменного согласия арендодателя. Срок субаренды не может быть больше срока аренды, а при прекращении основного договора субаренда прекращается вместе с ним.
Кто делает ремонт в офисе?
По общему правилу текущий ремонт на арендаторе, капитальный на собственнике. Стороны вправе договориться иначе, и в офисной аренде это делают почти всегда, поэтому пункт надо читать внимательно.
Можно ли расторгнуть договор аренды офиса досрочно?
Да, по соглашению сторон в любой момент. В одностороннем порядке только если такое право прямо записано в договоре либо есть основания, названные законом, например помещение стало непригодным не по вине арендатора.
Что делать, если арендодатель не пускает в помещение?
Недопуск это неисполнение обязанности предоставить имущество в пользование. Зафиксируйте факт письменно, направьте требование и приостановите оплату за период, когда помещением нельзя было пользоваться. Самовольное удержание имущества арендатора тоже придётся оспаривать.
Обязательно ли подписывать договор одним документом?
Для аренды зданий и сооружений да: закон требует один документ, подписанный сторонами, иначе договор недействителен. Суды применяют это правило и к аренде помещений, то есть к обычному офисному договору. Обмен сканами допустим, если стороны согласовали такой порядок и потом оформили оригиналы.
Когда типового образца недостаточно
Универсальная форма рассчитана на простую ситуацию: одно помещение, один собственник, обычные офисные функции. Готовить договор индивидуально стоит, если есть хотя бы один из этих пунктов:
- помещение сдаёт арендатор, а не собственник, и оформляется субаренда
- арендодатель предоставляет адрес для регистрации компании
- вы делаете отделку за свой счёт и рассчитываете на компенсацию или каникулы
- договор нужен на срок год и больше и подлежит регистрации
- у здания несколько собственников или оно в залоге у банка
- стороны спорят о налоге на добавленную стоимость в ставке
- арендодатель в процедуре банкротства или у него есть признаки недостоверных сведений в реестре
- вы въезжаете раньше, чем подписан основной договор, и нужен предварительный
Юрист сверит выписку из ЕГРН с договором, проверит полномочия подписанта и одобрение сделки, зафиксирует расчётную площадь и коэффициент, разведёт постоянную и переменную часть платы. Разбор занимает несколько минут и стоит дешевле одного месяца аренды на неудобных условиях.
Получить консультацию юриста по договору аренды офиса
Что ещё почитать по теме
Если офис нужен не целиком, а на одного или двух сотрудников, конструкция договора будет другой: меняется предмет и порядок описания места.
Аренда нежилого помещения под офис
Отдельно стоит посмотреть, что вообще проверяют в коммерческом помещении до подписания и какие документы запрашивают у собственника.
Аренда коммерческого помещения: что проверить
Другие образцы по теме
Вся подборка: образцы договоров аренды. Родительский раздел: образцы договоров. Если нужен документ другого типа, посмотрите весь каталог документов.
Вместе с договором аренды офиса обычно скачивают эти формы.
