Образец справки о численности работников организации

Штатная - количество должностей, предусмотренных штатным расписанием, независимо от того, заняты они или нет. Списочная - сколько человек фактически числится в организации на конкретную дату, включая находящихся в отпуске и на больничном. Среднесписочная - расчётный показатель за период. Перед составлением справки уточните у заказчика, какой именно показатель ему нужен: цифры могут заметно отличаться.

Организация составляет её сама. Отдельного отчёта о среднесписочной численности, который раньше подавали в налоговую в начале года, больше нет: с 2021 года эти сведения входят в расчёт по страховым взносам. Инспекция такой справки не выдаёт. Если заказчику нужно подтверждение от налоговой, ему обычно достаточно копии сданного расчёта с отметкой о приёме.

За месяц: складывают списочную численность работников за каждый календарный день месяца, включая выходные и праздники, и делят на число календарных дней. За год: складывают показатели по месяцам и делят на двенадцать. Сотрудников на неполном рабочем времени учитывают пропорционально отработанному времени. Внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам в среднесписочную численность не входят.

Часто да: заказчики просят подтвердить кадровые ресурсы, а иногда и квалификацию персонала. Требование и форма прописываются в закупочной документации, поэтому сначала прочитайте её, а потом составляйте справку. Обычно численность указывают на конец квартала, предшествующего дате подачи заявки, - именно так сформулировано в этом образце.

Руководитель организации или лицо по доверенности. Подпись расшифровывают, указывают должность. Если в справке приводится расчёт среднесписочной численности, её визирует ещё и главный бухгалтер. У индивидуального предпринимателя достаточно собственной подписи.

Внутренние совместители считаются один раз - как один человек по основному месту работы. Внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам в списочную и среднесписочную численность не включаются, их при необходимости показывают отдельной строкой. Если заказчику важны все привлечённые специалисты, так и напишите: столько-то в штате и столько-то по договорам.

Не обязательна: требование иметь печать для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ отменено. Но закупочная документация или регламент лицензирующего органа могут прямо требовать печать - тогда её ставят. Если печати у компании нет, к пакету документов иногда прикладывают выписку из устава, подтверждающую это.