Передача руководителем своей УКЭП, логинов и паролей другим работникам судами последовательно рассматривается как ненадлежащее исполнение обязанностей и влечет уголовную ответственность за халатность в отношении руководителя. Если при этом сотрудники бухгалтерии совершают хищения, их действия нередко квалифицируют как мошенничество.
| Ключевой пункт | Что важно |
|---|---|
| Что запрещено | Передавать УКЭП руководителя, а также логины и пароли к системам ДБО третьим лицам (в т.ч. главбуху и сотрудникам централизованной бухгалтерии). |
| Кого касается | Руководителей государственных и муниципальных учреждений, компаний с централизованной бухгалтерией и иных юрлиц. |
| Квалификация | В отношении руководителя — ст. 293 УК РФ (халатность); в отношении работников, присваивающих деньги, — ст. 159 УК РФ (мошенничество). |
| Правовые основания | Закон № 63-ФЗ об электронной подписи; право первой подписи у руководителя — с момента внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ; у иных лиц — при оформлении машиночитаемой доверенности (МЧД) в соответствующей ГИС. |
| Что допустимо | Делегирование полномочий без передачи носителя и ключей: оформление МЧД и разграничение прав доступа. Ответственность за выбор уполномоченных лиц несет руководитель. |
| Последствия | Уголовная ответственность, возмещение ущерба, дисциплинарные меры, запрет занимать должности; для работников — наказание за мошенничество вплоть до лишения свободы. |
На практике мотив передачи подписи обычно один — «ускорить» процессы. Но это оборачивается бесконтрольными списаниями и переводами на личные счета сотрудников, а затем — уголовными делами. Например, в приговоре Кизилюртовского городского суда Республики Дагестан от 17 ноября 2025 г. по делу № 1-40/2025 сотрудник централизованной бухгалтерии, имея доступ к системе «Сбербанк Бизнес ОнЛ@йн», оформлял подложные электронные реестры на начисление зарплаты и переводил средства на подконтрольные счета. Его действия признаны мошенничеством.
Параллельно следствие и суды обращают внимание на роль руководителя. По общему правилу, вместе с приговорами бухгалтерам, к ответственности привлекают и руководителей: при должной осмотрительности они должны были предвидеть последствия и пресечь нарушения. Предоставление доступа к своей электронной подписи нарушает Закон № 63-ФЗ и чаще всего трактуется как халатность (ср.: приговор Жуковского райсуда Брянской области от 23 июля 2024 г. № 1-27/2024; приговор Ленинск‑Кузнецкого горсуда Кемеровской области от 9 апреля 2024 г. № 1-99/2024; постановление Советского райсуда г. Махачкалы Республики Дагестан от 16 марта 2023 г. № 1-430/2023).
Распространенное заблуждение — что назначение ответственных и наделение их правом первой подписи избавляет от рисков. На деле делегирование без должного контроля также может быть расценено как халатность. Так, в апелляционном постановлении Верховного Суда Республики Крым от 4 марта 2025 г. № 22-552/2025 руководитель самоустранился от проверки документов по использованию транспорта, хотя полномочия по организации этой деятельности были на нем. После заключения договора о полной материальной ответственности на подчиненного были возложены оформление заявок, получение и выдача талонов на ГСМ и их списание. Контрольное мероприятие выявило необоснованное списание топлива, а в документах использовалось факсимиле подписи руководителя. Действия руководителя квалифицированы по ст. 293 УК РФ.
Важно различать: передача логина, пароля и УКЭП — прямое нарушение; делегирование через надлежащие инструменты (МЧД, регламенты, разграничение прав) — допустимо. У руководителя учреждения право первой подписи возникает после внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ. У иных уполномоченных лиц — с момента подписания руководителем машиночитаемой доверенности в соответствующей ГИС. При этом выбор и контроль уполномоченных — зона личной ответственности руководителя. Финансовое ведомство отдельно подчеркивает: передача полномочий по ведению бюджетного/бухгалтерского учета не означает одновременную передачу полномочий по осуществлению финансово‑хозяйственной деятельности субъекта учета; поэтому предоставление права первой подписи сотруднику, ведущему бюджетный учет, законодательству не соответствует.
Как снизить риски: практические шаги
- Запретите в локальных актах передачу УКЭП, носителей ключей, логинов и паролей. Обеспечьте их персональное хранение.
- Оформляйте только МЧД на конкретные полномочия и сроки; регулярно ревизуйте и отзывайте неиспользуемые доверенности.
- Разделяйте функции: инициирование платежа, согласование, первая подпись и исполнение — у разных лиц.
- Ограничьте права в ДБО по ролям и лимитам; включите двухфакторную аутентификацию и журналирование действий.
- Проводите выборочный последующий контроль операций, особенно по зарплатным и подотчетным выплатам, ГСМ, эквайрингу.
- Немедленно закрывайте доступы при кадровых изменениях; внедрите процедуру отзывов носителей ключей и МЧД в день увольнения.
- Обучайте сотрудников и фиксируйте инструктажи под подпись; ежегодно пересматривайте матрицу полномочий.
Ответы на вопросы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли передать главбуху мою УКЭП «на время»? | Нет. Передача УКЭП, логинов и паролей противоречит закону и влечет риск привлечения руководителя за халатность. |
| А если оформить доверенность? | Допустимо оформлять машиночитаемую доверенность на конкретные полномочия. Но ответственность за выбор и контроль уполномоченного сохраняется за руководителем. |
| Кто отвечает за хищения, совершенные бухгалтерией? | Сотрудники — по ст. 159 УК РФ (мошенничество); руководитель — при отсутствии надлежащего контроля и передаче ЭП — по ст. 293 УК РФ (халатность). |
| Можно дать право первой подписи сотруднику централизованной бухгалтерии? | Финансовое ведомство указывает: передача полномочий по бухучету не означает передачу полномочий по распоряжению средствами. Право первой подписи такому лицу противоречит требованиям законодательства. |
| Как законно делегировать без передачи ключей? | Через МЧД, матрицу ролей в ДБО, регламенты и раздельный контроль. Хранение ключей и паролей — строго персональное. |
| Использование факсимиле вместо подписи руководителя допустимо? | Нет, если это подменяет личный контроль и подпись. Практика квалифицирует такое «самоустранение» как халатность. |
Нормативная база
- УК РФ: ст. 159 (мошенничество), ст. 293 (халатность).
- Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
- Федеральный закон № 129‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ЕГРЮЛ).
- Разъяснения финансового ведомства о разграничении полномочий по ведению бюджетного/бухгалтерского учета и финансово‑хозяйственной деятельности.
