Образец должностной инструкции секретаря-стенографистки

──────────────────────────────── (наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

────────────────────────────── (наименование должности)

─────────(подпись) ─────────────────── (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. Общие положения

1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря-машинистки принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь-машинистка должна знать:

• положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• структуру и руководящий состав организации и ее структурных подразделений;
• машинопись;
• правила орфографии и пунктуации;
• порядок расположения материала при печатании различных документов;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• основы организации труда;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;
• .

1.4. Секретарь-машинистка в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;

1.5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно

.

1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (отпуска, болезни, пр.) ее обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Техническое обеспечение работы руководителя организации (структурного подразделения).

2.2. Учет поступающей корреспонденции.

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка исполняет следующие обязанности:

3.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделения.

3.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

3.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

3.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

3.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

3.8. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

3.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

3.10. Принимает документы на подпись руководителю.

3.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

4. Права

Секретарь-машинистка имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых ею должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Секретарь-машинистка привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.