Стартовал сезон отпусков. Руководителям, бухгалтерам и кадровикам важно организовать ежегодный отдых сотрудников без лишних затрат времени и сил. Обратите внимание: действуют обновленные правила исчисления среднего заработка для расчета отпускных — проверьте свои алгоритмы и шаблоны документов.
| Тема | Ключевое правило/изменение | Кого касается | Сроки/когда применять | Что учесть |
|---|---|---|---|---|
| Расчет отпускных | Применяются актуальные правила исчисления среднего заработка | Работодатели, бухгалтеры | При каждом начислении отпускных | Сверьте локальные акты и настройки расчетов |
| График отпусков | Обязателен для работодателя; отклонения — по соглашению | Кадровая служба, работники | На текущий рабочий год | Согласовывайте переносы и фиксируйте основания |
| Документы | Заявление, приказ, записка-расчет, уведомление работника | Кадры, бухгалтерия | До начала отпуска | Храните в личном деле; используйте актуальные формы |
| Срок выплаты | Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до отпуска | Работодатель | Перед началом отпуска | Просрочка — риск споров и штрафов |
| НДФЛ и взносы | НДФЛ удерживается в день выплаты; отражение в 6-НДФЛ | Бухгалтерия | В отчетном периоде выплаты | Проверьте коды доходов и базы по страховым взносам |
| Неиспользованный отпуск | Не «сгорает»; должен быть предоставлен с учетом правил переноса | Работодатель, работник | По согласованному переносу | Денежная компенсация — в предусмотренных случаях |
| Северные гарантии | Доп. отпуска и компенсация проезда к месту отдыха и обратно | Работники Крайнего Севера и приравненных местностей | По установленной периодичности | Компенсация проезда — как правило, раз в два года |
| Совместный отпуск супругов | В ряде случаев работодатель обязан дать отпуск вместе с супругом | Супруги отдельных категорий (например, военная служба) | По заявлению и подтверждающим документам | Запросите подтверждение отпуска супруга |
| Болезнь в отпуске | Отпуск продлевается или переносится по больничному | Работник, работодатель | При предъявлении листка нетрудоспособности | Дни болезни в отпуск не включаются |
| Отпуск без сохранения | Есть категории, кому работодатель обязан предоставить отпуск «за свой счет» | Льготные категории работников | По заявлению работника | Подтверждайте право документами |
| Соцпакет и путевки | Путевки в санатории/лагеря — особый порядок оформления и налогообложения | Работодатель, работник и члены семьи | По условиям локальных актов и закона | Учитывайте НДФЛ/взносы и лимиты льгот |
Мы собрали в одной Памятке по ежегодным отпускам все, что нужно для уверенной и быстрой подготовки к отпуску:
- тематические разборы и рекомендации по ежегодному оплачиваемому отпуску;
- готовые формы: заявления и приказы на отпуск, служебные записки, записка-расчет, уведомления;
- калькуляторы отпускного стажа, длительности отпуска и суммы отпускных;
- практические кейсы с позициями экспертов и разбором ошибок.
Памятка для бухгалтера поможет разобраться:
- «сгорает» ли неиспользованный отпуск и как правильно оформить перенос;
- в нюансах оформления и налогообложения путевок в санатории и детские лагеря;
- в особенностях оплаты отпуска для работников северных регионов;
- в отражении отпускных в 6-НДФЛ и расчетах по страховым взносам и др.
Памятка для работников подскажет:
- кому могут предоставить отпуск одновременно с отпуском супруга;
- кто вправе рассчитывать на отпуск «за свой счет» по заявлению;
- в каких случаях работодатель оплатит перелет к месту отдыха;
- что делать, если в отпуске возникли проблемы со здоровьем;
- можно ли в отпуске не отвечать на звонки и письма с работы;
- и многое другое.
Ответы на вопросы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Когда платить отпускные? | Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. |
| Сгорает ли неиспользованный отпуск? | Нет, он подлежит предоставлению; перенос и компенсация регулируются ТК РФ. |
| Можно ли делить отпуск на части? | Да, при этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. |
| Что делать при болезни во время отпуска? | Отпуск продлевается или переносится при предъявлении листка нетрудоспособности. |
| Нужно ли удерживать НДФЛ с отпускных? | Да, НДФЛ удерживается в день выплаты и отражается в 6-НДФЛ. |
| Кому компенсируют проезд к месту отдыха? | Работникам Крайнего Севера и приравненных местностей — по закону, как правило, раз в два года. |
| Можно ли не отвечать на звонки и письма с работы в отпуске? | Да, работник вправе отдыхать; исключения — если иное закреплено договоренностями о режиме работы. |
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (правила предоставления и оплаты ежегодного оплачиваемого отпуска, перенос, график отпусков, гарантии северянам).
- Налоговый кодекс Российской Федерации (НДФЛ и страховые взносы по отпускным; налогообложение путевок).
- Постановление Правительства РФ о порядке исчисления среднего заработка.
- Локальные нормативные акты работодателя (положение об отпусках, правила внутреннего трудового распорядка).
