При онлайн-регистрации все чаще оформляется электронный посадочный талон. Для подтверждения расходов на командировку важно корректно зафиксировать сам факт перелета.
Пассажир вправе:
- распечатать посадочный талон самостоятельно;
- получить бумажный посадочный талон в аэропорту или на стойке регистрации;
- использовать посадочный талон в электронном виде.
Для служебных поездок работодателю разумно заранее объяснить сотруднику: распечатанный и проштампованный посадочный талон — самый наглядный документ, подтверждающий перелет. Хотя действующие правила досмотра не обязывают ставить отметку на талоне, в аэропортах по-прежнему проставляют штамп о прохождении предполетного досмотра на бумажном или распечатанном электронном посадочном талоне. Такой талон обычно без вопросов принимают в бухгалтерии.
Если сотрудник пользуется только электронным талоном, подтвердить перелет можно справкой о подтверждении полета от авиакомпании. Ее, как правило, можно получить бесплатно на сайте или в мобильном приложении перевозчика. Кроме того, авиакомпании выдают справки о стоимости перелета, а также документы о отмене или задержке рейса.
Ключевые правила и что приложить к авансовому отчету
| Вопрос/параметр | Что действует |
|---|---|
| Кого касается | Сотрудников, направляемых в служебные командировки, и их работодателей/бухгалтерию |
| Чем подтвердить перелет | 1) Бумажный или распечатанный электронный посадочный талон со штампом досмотра; 2) Справкой о подтверждении полета от авиакомпании |
| Где получить справку | На сайте/в мобильном приложении авиакомпании, иногда — через контакт-центр |
| Стоимость | Как правило, бесплатно |
| Дополнительные документы | Справка о стоимости перелета, справка об отмене/задержке рейса |
| Нужно ли печатать электронный талон | Прямой обязанности нет; рекомендация — печатать для простоты подтверждения и проставления штампа |
| Что лучше приложить к отчету | При наличии — проштампованный талон; если талона/штампа нет — справку авиакомпании о полете |
Как получить справку о подтверждении полета
- Войти в личный кабинет на сайте авиакомпании или открыть приложение.
- Выбрать совершенный рейс и раздел с документами/справками.
- Запросить справку о подтверждении полета (обычно формируется в PDF) и сохранить/отправить на почту.
Порядок может отличаться у разных перевозчиков; при необходимости запрос можно оформить через службу поддержки.
Ответы на вопросы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Обязан ли работник печатать электронный посадочный талон? | Нет прямой обязанности; однако для бухгалтерии удобнее распечатанный и проштампованный талон. Это можно закрепить во внутренних правилах командировок. |
| Подойдет ли электронный талон без штампа? | Сам по себе он не фиксирует факт посадки. Для надежного подтверждения приложите справку о подтверждении полета от авиакомпании. |
| Где взять справку и сколько это стоит? | В личном кабинете/приложении авиакомпании; обычно бесплатно. |
| Можно ли получить справку задним числом? | Как правило, да. Сроки хранения данных зависят от авиакомпании; запросите документ по каждому сегменту перелета. |
| Нужен ли бумажный оригинал справки? | Чаще достаточно PDF. Требования к форме документа определяет бухгалтерия работодателя. |
| Код-шеринг и пересадки: где брать подтверждение? | Запрашивайте справку у перевозчика, фактически выполнявшего рейс, либо у авиакомпании, оформившей билет. |
Нормативная база
- Воздушный кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 19.03.1997 № 60-ФЗ).
- Правила воздушных перевозок пассажиров, багажа и грузов и требования к обслуживанию пассажиров (утв. приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82).
- Правила проведения предполетного и послеполетного досмотра (утв. приказом Минтранса РФ от 25.07.2007 № 104).
