Практический вопрос для финансово-экономических служб медорганизаций: как оформить и учитывать испорченные бланки строгой отчетности (БСО) — справки о рождении и о смерти — которые возвращаются из подразделений вместе с корешками?
Содержание
Ситуация
БСО учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» и выдаются в отделения для заполнения. При ошибочном заполнении бланк признается испорченным и возвращается в бухгалтерию вместе с корешками выданных бланков.
Пошаговый порядок действий
- Возврат из подразделения: испорченный бланк и корешки возвращаются в бухгалтерию с пояснением причин.
- Решение комиссии: комиссия по поступлению и выбытию активов принимает решение о списании испорченного БСО.
- Оформление списания: составляется Акт о списании БСО (ф. 0510461). С этого момента испорченный бланк не признается активом и подлежит уничтожению.
- Отражение в учете: списанный БСО выводится с забалансового счета 03. Дополнительного учета на счете 02 «Материальные ценности на хранении» не требуется.
- Хранение до уничтожения (если требуется): при наличии нормативного требования о длительном хранении испорченных форм организуется управленческий учет (реестр/опись) без отражения на счете 02.
- Уничтожение: допустимо вырезать номер испорченного бланка и приклеить его к экземпляру акта на списание, передаваемому в бухгалтерию; остальная часть бланка уничтожается.
Как учитывать корешки и испорченные бланки
- Корешки возвращаются одновременно с испорченным бланком и хранятся вместе с документами по движению БСО.
- Если установлено требование о длительном хранении испорченных форм, их целесообразно хранить как приложение к Книге учета БСО (ф. 0504045) и вести реестр/опись до момента уничтожения.
- Если такого требования нет, испорченные БСО уничтожаются по акту без длительного хранения.
Нужен ли счет 02 «Матценности на хранении»
Как правило, нет. После списания испорченные БСО экономической выгоды не несут и к активам не относятся. Для целей сохранности и контроля достаточно управленческого учета (реестр/опись, отдельная опись), без отражения на забалансовом счете 02.
Рекомендуемая организация хранения
- Вести Книгу учета БСО (ф. 0504045) и прикладывать к ней испорченные формы, если требуется их длительное хранение.
- Формировать реестр/опись испорченных и возвращенных бланков для внутреннего контроля.
- Обеспечить сохранность до уничтожения и оформить уничтожение по Акту (ф. 0510461).
Ключевые правила и роли
| Параметр | Правило | Документ/форма | Учет |
|---|---|---|---|
| Статус испорченного БСО | Списывается решением комиссии и подлежит уничтожению | Акт о списании БСО (ф. 0510461) | Выводится с счета 03, активом не признается |
| Хранение до уничтожения (если требуется) | Вести управленческий учет (реестр/опись) до даты уничтожения | Приложение к Книге учета БСО (ф. 0504045) | Без отражения на счете 02 |
| Отсутствие требования на длительное хранение | Уничтожить без длительного хранения | Акт (ф. 0510461) | Без счета 02 |
| Корешки выданных бланков | Возвращаются в бухгалтерию вместе с испорченным БСО | Прикладываются к документам по движению БСО | Хранение в составе документов по БСО |
| Способ уничтожения | Вырезать номер бланка и приклеить к акту на списание | Экземпляр акта в бухгалтерии | Маркировка номера для контроля |
| Ответственные лица | Комиссия по поступлению и выбытию активов, бухгалтерия | Протокол/решение комиссии, акт | Контроль и хранение до уничтожения |
| Где изначально учитываются БСО | На забалансовом счете 03 | Книга учета БСО | Выдача/возврат по книге, списание по акту |
Ответы на вопросы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Нужно ли относить испорченные БСО к «неактивам»? | Нет. После списания по акту они не признаются активом и подлежат уничтожению. |
| Следует ли учитывать их на счете 02 до утилизации? | Как правило, нет. Достаточно управленческого учета (реестр/опись) без отражения на счете 02. |
| Где хранить испорченные бланки до уничтожения, если требуется длительное хранение? | Как приложение к Книге учета БСО (ф. 0504045) с ведением реестра/описи. |
| Как организовать уничтожение? | Вырезать номер бланка и приклеить к экземпляру Акта (ф. 0510461), передаваемому в бухгалтерию; остальное уничтожить. |
| Кто принимает решение о списании? | Комиссия по поступлению и выбытию активов, оформляется актом. |
Нормативная база
- Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора (в части забалансовых счетов 02 и 03).
- Формы первичных документов государственного сектора: Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461), Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).
- Нормативные акты о формах медицинской документации, удостоверяющих факты рождения и смерти, включая правила и сроки их хранения.
- Локальные приказы учреждения о порядке учета, хранения и уничтожения БСО.
