Является ли скан документа официальным документом и в каких случаях это допустимо

Вы сканируете договор, и вдруг задаетесь вопросом: является ли скан документа официальным документом, и считать ли его официальным заявлением на участие в тендере или началом деловых отношений с партнером?

Если коротко — да, но не всегда и не для всех случаев. Есть особые условия о признании скан-копий эквивалентными бумажному документу. В статье поговорим как раз об этом.

Что такое официальный документ

Это зафиксированная на бумажном или электронном носителе информация, которая наделяет кого-то правами или накладывает обязанности.

Законодательством РФ, а именно ГОСТом Р 7.0.8-2013 установлено, что документ может быть создан гражданином, организацией или должностным лицом (например, приказ о назначении на должность, договор купли-продажи, судебное решение).

Что делает документ официальным:

• Реквизиты — название, дата, регистрационный номер, наименование организации.
• Подпись уполномоченного лица (руководителя, специалиста). Это главный признак, который придает бумаге юридическую силу и подтверждает подлинность.
• Печать (при наличии) — важна для договоров, справок и доверенностей.

Что такое скан документа

Скан — копия документа, переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования. Обычно для этого используют сканер или камеру смартфона.

Как создается копия. Кладете бумагу на стекло сканера и переносите в компьютер путем сканирования с сохранением фото и т. д. Либо устанавливаете приложение на телефон и сканируете камерой. Принцип един: устройство считывает изображение и оцифровывает его. Обычно копию сохраняют в форматах PDF, JPEG или PNG.

Обладает ли скан документа юридической силой

Оригинал признается автоматически. Скан — всего лишь цифровое изображение оригинала. Само по себе, без дополнительных условий, оно не официально. Это копия, которую легко продублировать или изменить.

Письменная форма обязательна для договоров между юрлицами. Но встречаться лично нужно не во всех случаях. Исключения, когда встреча обязательна: если договор требует нотариального удостоверения или подлежит государственной регистрации (например, долгосрочная аренда недвижимости). Но и в последнем случае можно подписать документ удаленно с помощью сервиса Госуслуги.

Имеют ли сканы документов юридическую силу — да, в ряде случаев их признают юридически значимыми:

• Если стороны согласны на электронный обмен. Допустим, вы и вторая сторона направили друг другу по электронной почте подписанные сканы. Email используют тот, который официально принадлежит отправителю документа. Почта выступает в качестве простой электронной подписи (ПЭП). Но ПЭП действительна, если вы заключили отдельное соглашение о признании ее юридической силы и подписали его в бумажном виде. Такой обмен — законный, и это подтверждается пунктом 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ.

Стороны также могут установить, что сканированные копии имеют юридическую силу до момента обмена оригиналами. Еще в договоре стоит прописать, что вы будете сохранять конфиденциальность доступов к почте и не передавать их третьим лицам.

• Если скан заверен электронной подписью (ЭЦП). Когда копия подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП), она становится официальным электронным документом. Ее примут в банке, налоговой и на государственном портале.
• При подаче в суд и госорганы. Здесь все строже. Для подачи заявления часто достаточно и скан-копии (например, через приемную суда на сайте). Но в критически важных спорах суд или госорган почти всегда потребует предоставить оригинал или копию, заверенную нотариусом. Простой скан будет считаться лишь предварительным доказательством.

Подробнее можно почитать в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 года №57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов».

Так, в пункте 9 прописано, что «документы, прилагаемые к обращению, подаваемому в суд в электронном виде, и подтверждающие соблюдение предусмотренных законом процессуальных условий подачи обращения, представляются в виде электронных образов документов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы, либо в виде электронных документов».

Подытожим. Является ли скан договора юридическим документом в суде? Простой скан подходит для оперативного обмена документами. Но для подтверждения своих прав в серьезных ситуациях нужен оригинал или электронный документ с ЭЦП, или нотариально заверенная копия.

Есть разница между видами подписей. Простая электронная подпись используется только по соглашению сторон или в определенных законом случаях (как на Госуслугах). Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) уже надежнее: она гарантирует, что ничего не менялось после подписания, и приравнивается к ручной подписи, если стороны заранее это предусмотрели в соглашении.

Усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) выдают аккредитованные центры, она не требует дополнительных соглашений и полностью заменяет бумажный аналог с печатью и подписью.

УКЭП активно используется в сервисах электронного документооборота, таких как Диадок и Контур.Сайн. Через эти платформы компании обмениваются счет-фактурами, актами и договорами в электронном виде.

В каких случаях принимают скан документа

Хотя скан — это копия документа на бумажном носителе, его активно используют во многих сферах жизни. Это удобно, быстро и экономит время.

Вот ситуации, когда информации в электронной форме достаточно:

• Для предварительного ознакомления. Сканы документа используют для проверки сведений, прежде чем запрашивать оригинал. Например, HR-специалист может потребовать диплом в цифровой форме для первичной проверки кандидата, или партнер запросит копию договора для изучения. Но помните, что юридическая сила у скана договора будет, если заранее прописать это в доп. соглашении.
• Внутренняя и деловая переписка. Копии бумажного документа помогают решить оперативные вопросы внутри компании или между партнерами. Обычная практика — отправить скан акта выполненных работ для выставления счета.
• Удаленная работа и оформление услуг. Записаться к врачу через сайт, открыть банковский счет онлайн, подать заявление на загранпаспорт — чаще всего достаточно отправить скан нужной справки или паспорта.

Однако, есть ситуации, где без оригинала или его заверенной копии не обойтись:

• Нотариальные действия. Нотариусу для заверения сделки, подписи или копии всегда требуется оригинал: паспорт, свидетельство о праве на наследство, договор.
• Сделки с недвижимостью (купля-продажа, ипотека). Регистрировать право собственности и заключать настоящие договоры по закону нужно с оригиналами. Скан подойдет только для предварительной проверки.
• Подача документации в суд. Для решения спора по существу суд требует оригиналы доказательств (договоры, акты, расписки). Скан может служить лишь приложением к исковому заявлению, которое подается перед началом рассмотрения дела.
• Оформление виз в страны. Консульские службы многих государств требуют оригиналы справок с работы и из банка.

Как подготовить скан, чтобы он был принят

Чтобы копию приняли сразу, без лишних вопросов, убедитесь, что она четкая и соответствует всем требованиям.

Рекомендации по подготовке:

• Качество сканирования. Проверьте, что ничего не размыто — особенно подписи, важные даты, печати. Если используете телефон, снимайте при хорошем освещении, без теней и бликов.
• Полнота. Отсканируйте все, включая оборотные стороны и приложения. Углы не должны быть обрезаны.
• Формат. Сохраните скан в универсальном формате, который легко открыть на любом устройстве. PDF — лучший вариант, так как открывается на любом устройстве и позволяет сохранить несколько страниц в один файл. Для фотографий и справок подойдет JPEG.
• Размер файла. Следите, чтобы вес не был слишком большим, иначе он затруднит отправку документов по электронной почте. Стандартно должно быть не более 10–20 МБ. Многие приложения для сканирования позволяют выбрать баланс между качеством и размером.

Нужно ли писать пояснение / заверение, и будет ли скан документа являться официальным документом?

Для обычной переписки — не нужно. Скан — это копия, и его отправка не означает заключение договора.

Для официальных запросов можно добавить пояснительную записку, если того требуют правила организации (банка или госоргана). В ней укажите, для каких целей отправляете файл, и что оригинал предоставите по требованию.

Важный нюанс. Без цифровой подписи надпись от руки («Верно», «Копия верна») не придает электронной копии документа юридической силы. Для этого нужны либо ЭЦП, либо штамп и подпись нотариуса, а для юридических лиц — подпись лица, имеющего право заверять документы от имени организации, и печать юрлица. При сомнениях уточняйте у получателя, какие требования они предъявляют к цифровым копиям. Это сэкономит время.

Нет смысла распечатывать и подписывать скан-копию: доказать подлинность письма или заявления будет крайне сложно. Такие случаи возможны, даже если в договоре с клиентом есть условие о признании юридической силы скан-копий наравне с бумажными оригиналами.

Когда нужна электронная подпись для скана документа

Как видите, будет ли скан договора иметь юридическую силу или нет, зависит от наличия цифровой подписи (УНЭП или УКЭП). Она гарантирует, что документ не меняли после подписания и что он исходит от конкретного лица или организации. Подпись как бы присоединяется к информации в цифровой форме (подписываемой информации).

ЭЦП важна в нескольких случаях:

1. Подача документации в государственные органы. Без ЭЦП их не примут. Например, отчетность в ФНС, заявление в Росреестр или обращение в органы власти через интернет-приемные.
2. Участие в торгах. Чтобы подать заявку на государственный или коммерческий закупочный сайт, все формы и оферты необходимо подписывать цифровой подписью.
3. Заключение договоров. Договор, подписанный квалифицированной ЭЦП, имеет ту же силу, что и бумажный с живой подписью и печатью. Это законно, удобно и быстро.

Для подписания удаленных договоров используют программы для создания файлов PDF. Во многих из них есть функция добавления любого вида подписей в пару кликов.

Чтобы подписать документ ЭЦП, нужно:

1. Установить средство криптографической защиты информации (СКЗИ) на компьютер.
2. Открыть один из PDF-редакторов, загрузить в него документ.
3. Использовать специальную функцию — добавление ЭЦП, указать причину подписи.

А еще можно ставить логин и пароль, заполнять свободные формы, импортировать штампы.

Заключение

Для простых задач достаточно скана, но для серьезных шагов — сделок с недвижимостью, судебных споров, обращений к нотариусу — обязательно потребуется оригинал или нотариально заверенная копия.

Мы разобрались и с главным вопросом: имеет ли юридическую силу договор, подписанный в скане. Согласно законодательным актам Российской Федерации — да, но только если он подписан цифровой подписью. Именно УКЭП превращает обычную картинку в полноценный документ, равный бумажному оригиналу. Такой договор законен и обязателен к исполнению.

Главное — правильно делать и подписывать сканы договоров.