С 13 января 2026 Минфин России направил учреждениям «шпаргалку» по заполнению формы 14 (код 0503074) и формы 14МО (код 0503075) об расходах и численности работников. Отчеты за 2025 год органы власти и местного самоуправления представляют по обновленным формам на основании Письма Минфина России от 13.01.2026 № 14-07-05/469 и ранее опубликованных разъяснений.
Что изменилось в формах 14 и 14МО
Ключевые правки касаются детализации расходов по направлениям: 90019 — функциональные расходы и 90020 — универсальные расходы. Изменения синхронизированы с Перечнями КБК № 85н и подлежат применению при формировании отчетности за 2025 год.
Как разделять функциональные и универсальные расходы
Минфин привел детализацию, которой следует руководствоваться при отнесении расходов к функциональным или универсальным. Примеры:
| Функциональные расходы | Универсальные расходы |
| Закупки в целях командирования сотрудников, включая: | Услуги связи, включая оплату услуг интернет-провайдера |
|
Уплата налогов и сборов |
| Обеспечение должностных лиц проездными документами в служебных целях на все виды общественного транспорта | Подписка на периодические и справочные издания |
| Почтовые расходы | Приобретение неисключительных (пользовательских) лицензионных прав на программное обеспечение |
| Возмещение должностному лицу ущерба, причиненного имуществу в связи с исполнением им служебных обязанностей | Оплата договоров ГПХ с кочегарами и сезонными истопниками |
| Повышение квалификации сотрудников, непосредственно связанные с реализацией конкретной государственной функции | Повышение квалификации сотрудников, не связанные с реализацией конкретной государственной функции (например, обучение по охране труда, мерам пожарной безопасности) |
| Расходы на оказание мер поддержки граждан, заключивших договор о целевом обучении | Диспансеризация гражданских служащих |
| Расходы на проведение мероприятий | ОСАГО, страхование опасных объектов |
| Представительские расходы, включая приобретение подарочной и сувенирной продукции | Арендная плата и возмещение арендодателю/ссудодателю коммунальных и эксплуатационных расходов |
| Приобретение (пошив) форменного обмундирования | Содержание имущества, включая техобслуживание и текущий ремонт |
| Приобретение (разработка) программного обеспечения | Приобретение и обновление справочно-информационных баз данных |
| Приобретение (изготовление) бланочной продукции, в том числе БСО | Противопожарные мероприятия, связанные с содержанием имущества |
| Приобретение печатей и штампов, офисной бумаги, СИЗ и др. | Приобретение канцтоваров, хозяйственно-бытовых материалов (кроме офисной бумаги и бланков), немаркированных конвертов, бутилированной воды, мобильных телефонов, мебели, компьютерного оборудования, офисной техники, запчастей и расходных материалов к ним, а также заправка картриджей |
| Закупка иных нефинансовых активов в целях обеспечения реализации государственных функций | Иные расходы в целях обеспечения деятельности федеральных органов вне зависимости от увязки с реализацией конкретной госфункции |
| … | … |
Если разделить расходы невозможно
Если по характеру товаров, работ, услуг они используются и для реализации возложенных функций, и для обеспечения текущей деятельности, и при этом нет возможности обособить такие затраты, закупки отражаются в составе функциональных расходов.
Методические материалы Минфина
Подготовлены Методические рекомендации по составлению и представлению Отчетов (формы 14 и 14МО) и обновлены Справочники разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов для их заполнения. Материалы размещены на официальном сайте Минфина России.
Что сделать учреждениям прямо сейчас
- Проверить учетную политику и планы ФХД на соответствие детализации 90019/90020.
- Настроить классификацию расходов в учетных системах по Перечням КБК № 85н.
- Обновить шаблоны отчетов по формам 14 и 14МО.
- Провести инструктаж ответственных сотрудников и бухгалтерии.
- Пересмотреть договоры ГПХ, подписку и лицензии на ПО на предмет корректного отнесения расходов.
- Организовать внутренний финансовый контроль корректности разнесения затрат.
Ответы на вопросы
| Вопрос | Ответ |
| С какого периода применять обновленные формы? | При составлении отчетности за 2025 год. |
| Какие направления расходов детализированы? | 90019 (функциональные) и 90020 (универсальные). |
| Как отражать «смешанные» закупки, которые невозможно разделить? | Относить их к функциональным расходам. |
| Где найти методические рекомендации и справочники? | На официальном сайте Минфина России. |
| Какой документ содержит разъяснения? | Письмо Минфина России от 13.01.2026 № 14-07-05/469. |
Нормативные документы
- Письмо Минфина России от 13.01.2026 № 14-07-05/469.
- Форма 14 «Отчет о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов РФ» (код 0503074).
- Форма 14МО «Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления» (код 0503075).
- Перечни кодов бюджетной классификации (КБК) № 85н.
