Содержание
Дополнительные забалансовые счета: как ввести их без ошибок и претензий контролеров
В бюджетных и казенных учреждениях все чаще возникает необходимость учитывать отдельные объекты, операции или обязательства на дополнительных забалансовых счетах. Это связано с требованиями учредителей, внутреннего финансового контроля, а также с повышением прозрачности деятельности учреждения.
При этом бухгалтеру важно действовать строго в рамках Единого плана счетов и не допускать нарушений, которые могут быть выявлены проверяющими органами (финансовый орган, казначейство, Счетная палата, контрольно-счетные органы, прокуратура и др.). Ниже рассмотрим, как правильно ввести дополнительные забалансовые счета, чтобы их применение было законным, обоснованным и удобным для работы.
Зачем бюджетному учреждению дополнительные забалансовые счета
Добавление собственных забалансовых счетов чаще всего требуется, когда:
- стандартных забалансовых счетов Единого плана счетов недостаточно для детализации конкретных объектов или операций;
- учредитель или вышестоящий орган требует дополнительной аналитики по отдельным видам имущества, обязательств, ограничений, гарантий;
- нужно обособленно отражать имущество, временно находящееся у учреждения (на ответственном хранении, в безвозмездном пользовании, по договорам, поручениям и т.п.);
- в учреждении внедрена система внутреннего финансового контроля, требующая дополнительной информации;
- важно обеспечить прозрачность и прослеживаемость отдельных операций для проверяющих органов.
При этом все дополнительные забалансовые счета должны использоваться строго в дополнение к действующему Единому плану счетов, не подменяя и не изменяя его структуру.
Нормативная основа: что разрешено учреждению
Введение дополнительных забалансовых счетов возможно только при соблюдении общих правил бухгалтерского учета для сектора государственного управления. Основные требования:
- Нельзя изменять структуру Единого плана счетов (нельзя заменять, переименовывать или использовать не по назначению установленные Минфином счета);
- Дополнительные забалансовые счета допускаются, если они не противоречат Единому плану счетов и отражаются в учетной политике учреждения;
- учреждение обязано обеспечить сопоставимость отчетности, то есть дополнительные счета не должны искажать показатели бюджетной и бухгалтерской отчетности;
- применение дополнительных счетов должно быть экономически и функционально обосновано (наличие цели, задачи, регламента использования);
- все операции по дополнительным счетам должны быть подтверждены первичными документами и внутренними актами учреждения.
| Что можно | Что нельзя |
|---|---|
| Вводить дополнительные забалансовые счета в развитие Единого плана счетов | Изменять коды, наименования и назначение существующих счетов Единого плана счетов |
| Уточнять аналитический учет (субсчета, разрезы учета) | Искажать данные бюджетной и бухгалтерской отчетности за счет «внутренних» счетов |
| Закреплять порядок использования дополнительных счетов в учетной политике и локальных актах | Применять дополнительные счета без утвержденного порядка и обоснования |
| Использовать дополнительные счета для усиления внутреннего контроля, прозрачности и детализации | Использовать дополнительные счета для сокрытия имущества, обязательств или операций от контролеров |
Ключевые шаги: как правильно ввести дополнительные забалансовые счета
Чтобы введение дополнительных забалансовых счетов не вызвало претензий контролеров, рекомендуется следующий алгоритм:
Шаг 1. Обоснуйте необходимость дополнительного счета
- Определите, какие именно объекты или операции вы не можете корректно отразить существующими забалансовыми счетами;
- зафиксируйте цель: детализация, внутренний контроль, разграничение видов имущества, отдельный учет обязательств или ограничений и т.д.;
- подготовьте служебную записку (пояснительную записку) на имя руководителя учреждения с описанием причин и ожидаемого эффекта.
Шаг 2. Определите место дополнительного счета в системе учета
- Решите, к какому разделу/группе Единого плана счетов логично «привязать» дополнительный счет;
- сформулируйте наименование и назначение счета;
- пропишите состав объектов, которые будут на нем учитываться, и критерии их включения и списания;
- обеспечьте увязку с действующими забалансовыми счетами (чтобы не возникало дублирования и противоречий).
Шаг 3. Утвердите использование счета в учетной политике
Все дополнительные забалансовые счета должны быть прямо указаны в учетной политике учреждения и (при необходимости) в других локальных актах (положения об учете отдельных объектов, регламенты внутреннего контроля и др.).
- Включите в учетную политику перечень дополнительных счетов и их характеристики;
- опишите правила отражения операций (приход, выбытие, перемещение, списание, инвентаризация);
- укажите, какие подразделения и ответственные лица участвуют в формировании информации по этим счетам;
- определите порядок документального оформления операций и источники информации для записей.
Шаг 4. Пропишите порядок документооборота и контроля
Для корректного функционирования дополнительных забалансовых счетов необходимо разработать понятный и реализуемый порядок документооборота:
- перечень первичных документов, на основании которых делаются записи по дополнительным счетам;
- сроки и периодичность отражения информации (ежемесячно, по факту операции, по итогам периода и т.д.);
- порядок сверки данных по дополнительным счетам с основными (балансовыми и забалансовыми) счетами;
- регламент проведения инвентаризации объектов, учитываемых на дополнительных счетах;
- механизмы внутреннего контроля (подписи, визирование, периодические проверки).
Шаг 5. Настройте учетные программы и обучите сотрудников
- Внесите дополнительные забалансовые счета в учетные (программные) системы с указанием их характеристик;
- обеспечьте корректную настройку отчетных форм, чтобы дополнительные счета не искажали обязательную отчетность;
- проведите инструктаж или обучение бухгалтеров и других сотрудников, участвующих в учете;
- подготовьте краткие памятки и инструкции по применению счетов для повседневной работы.
Типичные ошибки при введении дополнительных забалансовых счетов
Чтобы не столкнуться с претензиями контролеров и не искажать учет, избегайте следующих нарушений:
- Создание счета «вместо» установленного Минфином, а не «в развитие» его структуры;
- Отсутствие упоминания о дополнительном счете в учетной политике и локальных актах;
- использование счета без четко описанного назначения и перечня учитываемых объектов;
- дублирование информации: один и тот же объект учитывается на нескольких счетах без обоснованной цели;
- несопоставимость отчетности из-за того, что данные по дополнительным счетам некорректно переносятся или интерпретируются;
- использование дополнительных счетов для «скрытия» или «размывания» информации о фактических обязательствах или имуществе учреждения;
- отсутствие внутреннего контроля за правильностью ведения записей по этим счетам.
| Распространенная ошибка | Чем опасна | Как действовать правильно |
|---|---|---|
| Введение счета без описания в учетной политике | Контролеры могут признать учет нарушающим нормы, потребовать корректировок | Утверждать любой дополнительный счет приказом и закреплять его в учетной политике |
| Использование счета вместо установленного Единого плана счетов | Риск искажения отчетности, предписания и штрафные меры | Применять только в развитие (детализацию), не подменяя обязательные счета |
| Отсутствие регламента документооборота | Ошибки, расхождения, невозможность подтвердить данные документами | Утвердить перечень документов, сроки, ответственных лиц и порядок контроля |
| Ручные «разовые» записи без системы | Невоспроизводимость учета, риск претензий при проверках | Описать периодичность и алгоритм отражения операций в локальных актах |
Как продемонстрировать законность дополнительных счетов контролерам
При проверках важно не только наличие дополнительных забалансовых счетов, но и то, насколько прозрачна и документально подтверждена их эксплуатация. Рекомендуется подготовить:
- выписку из учетной политики с перечнем дополнительных забалансовых счетов и их характеристикой;
- копии приказов руководителя о введении дополнительных счетов и утверждении регламентов их использования;
- описание документооборота и внутреннего контроля по этим счетам;
- примеры заполненных регистров учета и первичных документов;
- пояснительную записку о целях и обосновании введения дополнительных счетов.
Ответы на вопросы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли бюджетному учреждению самостоятельно вводить дополнительные забалансовые счета? | Да, учреждение может вводить дополнительные забалансовые счета, если это не противоречит Единому плану счетов, не изменяет его структуру и порядок их применения закреплен в учетной политике и локальных актах. |
| Нужно ли согласовывать дополнительные забалансовые счета с учредителем? | Как правило, прямое согласование не требуется, но учредитель может устанавливать свои требования к детализации учета и содержанию учетной политики. Рекомендуется уведомить учредителя или учесть его методические рекомендации. |
| Отражаются ли дополнительные забалансовые счета в обязательной отчетности учреждения? | Данные дополнительных забалансовых счетов, как правило, используются для внутреннего анализа и контроля и напрямую в формы обязательной отчетности не выносятся. При этом они не должны искажать показатели, формируемые на основе Единого плана счетов. |
| Нужно ли проводить инвентаризацию объектов, учитываемых на дополнительных забалансовых счетах? | Да, если на дополнительном счете отражаются объекты имущества, обязательств или иные ценности, они подлежат инвентаризации в общем порядке, с оформлением соответствующих документов и сверкой данных учета. |
| Как оформляется введение дополнительного забалансового счета? | Обычно издается приказ руководителя учреждения, утверждающий введение счета, его назначение, порядок документооборота и внутреннего контроля, а также вносится изменение в учетную политику учреждения. |
Нормативные акты
- Бюджетный кодекс Российской Федерации.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Нормативные правовые акты Минфина России, устанавливающие Единый план счетов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора и Инструкции по его применению.
- Локальные акты учреждения: учетная политика, приказы и положения о внутреннем финансовом контроле, регламенты документооборота.
