Общие правила при оформлении претензии

Договоры

В отличие от жалобы или ходатайства, претензия — это способ разрешения спора между сторонами до обращения в органы власти.

Если ваши права или законные интересы были нарушены, вы можете подать претензию виновной стороне, чтобы попытаться решить проблему мирным путем.

Вы можете сделать это в самых разных ситуациях, например, при покупке бракованного товара, оформлении страховки,  обращении в финансово-кредитную организацию и во многих других ситуациях.

Во всех случаях вы имеете право сообщить нарушителю о своей просьбе в надежде, что он или она признает ошибку и согласится на внесудебное урегулирование.

Скорее всего, сторона захочет решить спор мирно, поскольку в таком случае:

  • уменьшаются сроки на решение вопроса, быстрее будут удовлетворены требования материального характера;
  • отсутствует необходимость в подготовке пакета документов, обязательного для подачи в орган государственной власти;
  • нет дополнительных затрат в виде уплаты госпошлины, расходов на экспертизу.

У вас всегда есть возможность попытаться решить проблему с нарушителем, изложив свои требования в претензии.

Если иск содержит убедительные доказательства вашей правоты, другая сторона с большей вероятностью решит проблему мирным путем.

Традиционно претензионный порядок разрешения споров оставался на усмотрение пострадавшего лица, но с 2016 года в ГК РФ были внесены поправки, делающие эту процедуру обязательной при определенных обстоятельствах. Статья 4 АПК гласит, что суд принимает гражданское дело к рассмотрению только через 30 календарных дней после направления претензии нарушителю.

Это относится к экономическим спорам, когда иск связан с передачей денег или материального имущества.

Претензионный порядок не является необходимым, если суть претензии заключается в следующем:

В случае определения производства, имеющего юридическое значение

  • при определении обстоятельств разбирательства, имеющих юридическое значение;
  • при признании организации, индивидуального предпринимателя или гражданина банкротом;
  • при разрешении корпоративных споров;
  • для защиты интересов и прав группы лиц;
  • при осуществлении производства, основанного на судебном приказе;
  • при осуществлении контроля и содействия арбитражу в отношении работы третейских судов;
  • при признании действующими и принятыми к исполнению решений, актов и других правовых актов, вынесенных органами власти иностранных государств.

Также отсутствует процедура обжалования, если представители федеральных и местных органов власти обращаются в арбитраж с просьбой о защите публичных интересов граждан и организаций.

Обратите внимание!

Ваше исковое заявление будет отклонено, если вы не урегулировали спор путем обязательного мирового соглашения, предусмотренного законодательством.

Претензия как доказательство в гражданском деле

Если обязанность направить претензию прямо предусмотрена законом, подача иска без предоставления доказательства ее отправки приведет к возврату иска. В этом случае истец должен сначала направить доказательства своего требования, и только после этого дело может быть передано в суд.

Во многих случаях порядок разрешения споров определяется в самом договоре. Любое сообщение, содержащее претензию и позволяющее определить, на основании чего (договора, акта и т.д.) направлено такое письмо, может считаться претензией, и в этом случае целесообразно заранее подготовить претензионное письмо.

Претензии должны быть предъявлены в письменном виде. Российское законодательство не предусматривает специального типового документа. Оно соответствует формату обычного делового письма, содержание которого изложено ниже.

  • Данные об адресате и отправителе: фамилия, имя, отчество или название организации, их адрес, контактные данные.
  • Название документа, четко указывающее его цель.
  • Основание, на котором стороны отношений принимают на себя взаимные обязательства, порождающие спор. Это может быть договор, совершение конкретных действий.
  • Ссылка на правовое положение, регулирующее данный вопрос в соответствующей области.
  • Требования лица, направившего претензию.
  • Крайний срок для ответа.
  • Уведомление о подаче искового заявления в суд, если ответ на претензию не будет получен в течение определенного срока.

Практика показывает, что истцы, которые пытаются урегулировать свои споры мирным путем, могут найти поддержку в суде, даже если эта процедура не является обязательной.

Требования, изложенные в претензии, должны быть четко сформулированы с указанием четких сроков выполнения. Вы должны понимать, что все это должно быть подкреплено доказательствами. Если нет письменного основания, достаточно устных показаний свидетелей. Вы должны установить реальный срок для ответа на претензию, который не будет слишком обременительным для ответчика.

Важно указать точную сумму и дать оценку. Это зависит от конкретного случая. В целом, он основан на стоимости невыполненных обязательств должника, которые будут возвращены. Также укажите сумму компенсации расходов, понесенных при подготовке и отправке претензии, неустойки и других расходов, предусмотренных договором или законом.

Обратите внимание!

При составлении документа следует руководствоваться возможностью обращения в суд. Содержание иска и размер денежной компенсации должны соответствовать тому, что указано в исковом заявлении. В противном случае госорган откажется рассматривать дело или удовлетворит иск лишь частично.

Если ответчик не отвечает на претензию в течение 30 дней, без колебаний обращайтесь в суд и приложите копию документа к исковому заявлению. Вам также необходимо будет доказать, что вы действительно отправили заявление.

Существует три способа отправки сообщения:

  • Самый надежный вариант — вручить иск лично, но это часто бывает трудно сделать.
  • Второй способ — отправить документ по почте, который должен быть зарегистрирован и отправлен получателем с квитанцией.
  • Третий способ — отправить заявление по электронной почте, но это наименее надежный способ, поскольку не все компьютерные распечатки принимаются судами в качестве доказательств.

Если есть документы, относящиеся к сути претензии, важно указать в теле документа, что они являются приложениями.

Если вы отправляете пакет документов по почте, необходимо составить опись содержимого письма.

Как написать ответ на претензию?

Если вы получили претензию, вы должны ответить на нее. В противном случае ваше бездействие может быть истолковано как нежелание решить проблему мирным способом. Нет необходимости отправлять письменное сообщение, если все требования заявителя по отправленному документу выполнены: деньги перечислены, товар передан, недостатки в услуге устранены и т.д. Но это идеальный вариант.

В большинстве случаев граждане не принимают запросы или пытаются смягчить условия их выполнения. В этом случае при составлении ответа это должно быть четко указано:

  • Какие утверждения полностью подтверждены, а какие — частично.
  • Сколько времени требуется для выполнения этих требований?
  • Правовое основание претензии с указанием положений закона или договора и приложением копий документов, которые отсутствуют у другой стороны.
  • Просьба об отсрочке платежа и график перевода средств.

Обратите внимание!

Законодательством Российской Федерации не предусмотрена последовательность дальнейших действий после получения ответа на претензию. Если предложенное решение не удовлетворяет пострадавшую сторону, она может продолжать переписку, искать наиболее приемлемые условия или обратиться непосредственно в суд, чтобы добиться полного удовлетворения своих требований.

Письмо-претензия

Претензионное письмо — это документ, направляемый стороне договорных отношений, когда эта сторона нарушила или неправильно выполнила условия договора или соглашения. Письмо должно содержать ссылку на конкретные условия нарушенного договора или на применимое законодательство.

Перед направлением письменной претензии обычно стороны проводят переговоры с целью урегулировать возникший спор в досудебном порядке, например, заключив мировое соглашение или согласовав срок устранения, выявленных нарушений.

Если такие переговоры не привели к желаемому результату, письменная претензия к нарушителю является первым шагом в разрешении спора в соответствии с процедурой, установленной законом (претензионный порядок).

При обращении в суд, с этого момента будет исчисляться срок, установленный законодательством для решения спора в судебном порядке. Соблюдение данного порядка позволит сократить срок решения спора.

При обращении в суд, не соблюдая претензионный порядок, можно получить отказ в рассмотрении дела.

Кто может составлять претензию

Чаще всего компании имеют юристов в штате или им оказываются юридические услуги по отдельному договору. Поэтому не возникает вопроса о том, кто должен составлять претензию. Частные лица могут обратиться для этого к юристу, но если у них есть специальная юридическая подготовка или опыт, они могут составить собственную претензию.

Правила составления претензии

Закон не дает определения термину «претензия» и не устанавливает конкретных требований к подготовке претензии. Письменное требование об устранении нарушения договора должно быть составлено в свободной форме.

Однако для того, чтобы решить проблему, письмо должно содержать определенную информацию для установления обоснованности претензии.

Без этой информации разрешить проблему будет сложнее и дольше.

Претензия всегда должна содержать следующее:

  • Полная фамилия, должность и инициалы лица, от имени которого оно отправляется, обычно руководителя, как для отправителя, так и для получателя, если адресовано юридическому лицу.
  • Конкретное нарушение договора, со ссылкой на условия договора или конкретные положения законодательства, которые были нарушены.
  • Способ устранения нарушения и последствия, если нарушение не будет устранено.
  • Если спор возникает в финансовой сфере и указываются денежные суммы, необходимо указывать их как цифрами, так и прописью
  • Если спор, предусматривает наличие дополнительных доказательств, их необходимо приложить к данному письму.
  • Это могут быть акты приема-передачи, составленные по определенной форме, чеки, квитанции, дополнительные соглашения, фото и/или видеосъемки и прочие документы, относящиеся к спору.
  • В конце письма перечислите и пронумеруйте все прилагаемые доказательства. Если каждое из них является отдельным письменным источником, укажите номера страниц.

Письмо-претензия может быть написано от руки или напечатано.

В какой бы форме ни была составлена претензия, она должна быть подписана лично руководителем. Эта подпись может быть также заверена печатью юридического лица, если таковая имеется.

С 2016 года юридическое лицо может не ставить печать, но в некоторых случаях, например, при заключении договора с иностранным партнером, печать все же требуется.

Количество копий претензии не ограничено числом сторон спора и может быть направлено всем заинтересованным лицам, включая третьих лиц, поэтому количество писем остается на усмотрение отправителя. Все копии должны быть надлежащим образом заверены, датированы и пронумерованы, что позволит в будущем при необходимости сослаться на это письмо.

Образец претензионного письма

Запрос должен быть написан на фирменном бланке отправителя и содержать полное наименование юридического лица в соответствии с учредительным документом, ИНН, регистрационный и почтовый адрес.

Кроме того, необходимо указать фамилию адресата и наименование должностного лица адресата, а также его фамилию, имя и отчество.

Затем письмо следует идентифицировать, указав номер и дату письма. В левом верхнем углу письма следует написать краткое содержание письма, например, «о нарушении срока поставки оборудования».

Заполнение основной части претензии.

После в претензии должен идти описательный раздел.

  • Подробное описание нарушение, при этом обязательно указывается конкретный пункт договора или статья законодательного акта, указав дополнительно реквизиты этого документа – номер и дату.
  • Если нарушение выражается в денежной сумме, она указывается цифрами и прописью. Например, долг по оплате поставленной продукции составляет 100 000 (сто тысяч) рублей.
  • После этого формулируется сама претензия, когда по одному договору возникает несколько проблем, каждая из них оформляется отдельным пунктом, где указываются и предлагаемые пути решения, с конкретными сроками исполнения.
  • В конце письма указываются действия, которые возможны, если указанные нарушения не будут устранены. Например, «при не исполнении, заявленных требований будем вынуждены обратиться в суд».
  • Оформленная претензия подписывается руководителем, подпись которого должна быть расшифрована.

Как отправить письмо

Законодатель также не предписывает конкретный способ направления претензии. Существует несколько способов отправки:

  • По электронной почте.
  • По факсу.
  • Нарочно
  • Почтой России.

Важно помнить, что в случае спора вам необходимо будет доказать, что претензия была направлена ответчику. Для этого вам необходимо предоставить квитанцию об отправке, если заявление было отправлено заказным письмом через почту России, или копию заявления с номером квитанции получателя, если оно было доставлено курьером.

Конечно, быстрее отправить претензию по факсу или электронной почте, но тут будет сложнее доказать, что письмо было отправлено и получено ответчиком, особенно если ответчик отрицает этот факт.

Заказные письма более надежны, но временной фактор может быть в пользу получателя, так как в этом случае он выигрывает время.

Для большей надежности вы можете отправить его двумя способами: по электронной почте и заказным письмом с уведомлением о получении, по почте России.

Оставьте заявку на консультацию:

Ответ после отправки письма

После отправки претензии следует ожидать ответа. Закон не устанавливает конкретного срока для ответа, но это можно включить в текст претензии.

Например, бракованные товары должны быть заменены в течение 10 дней с момента получения претензии. Если временной отрезок не указан, то по умолчанию он составляет 30 дней.

Если ответ не получен, можно выходить с иском в суд.

Если сторона, к которой была направлена претензия, частично удовлетворяет её, то составляется иск на неудовлетворенную часть претензии. В этом случае нет необходимости повторять претензию, и иск может быть подано немедленно.

Структура претензии

Чаще всего граждане подают претензию на товары, приобретенные в магазинах, или услуги, предоставляемые компаниями. Также нередки случаи подачи жалоб на застройщиков за несоблюдение сроков строительства (сдача жилья) по ДДУ и устранения дефектов (качество жилья).

Но по какому бы вопросу не была претензия – пишется она по определенной схеме. Давайте разберем подробнее.

Хотя любая претензия составляется в свободной форме, она должна иметь определенную структуру, сложившуюся на практике.

Претензия состоит из следующих элементов.

  1. «Шапка».
  2. Заголовок.
  3. Фактические основания (описание ситуации, фабула).
  4. Правовые основания.
  5. Расчеты неустойки, процентов.
  6. Требования.
  7. Срок и порядок ответа.
  8. Возможные последствия при негативном ответе или неответе на претензию.
  9. Приложения.
  10. Дата, ФИО, подпись.

Теперь давайте рассмотрим все по порядку.

«Шапка», или кому направлять претензию

«Шапка»  любого документа пишется  это кому он адресован и от кого исходит. Пишется в правом верхнем углу. Вначале пишется кому, затем от кого.

Например:

Генеральный директор ООО «Праздник».

Александр Николаевич Иванов.

110020, Москва, ул. Комсомольская, 1.

 

от Петрова Ильи Алексеевича

110030, Москва, ул. Ивовая, 1, комната 123

Тел: +7-923-123-45-67

E-mail: pochta@mail.ru

Если вы не знаете имени руководителя, не указывайте его. Это не является обязательным. Самое главное, чтобы название и юридический адрес организации были указаны правильно. Обратите особое внимание, что указывается юридический адрес организации, а не его фактическое местонахождение.

Вы можете найти или проверить информацию об организации на сайте налоговой по ссылке: https://egrul.nalog.ru

В контактных данных вы должны указать свое полное имя, юридический адрес, контактный телефон и адрес электронной почты (по желанию).

Название

Пишется крупно, с выравниванием по центру. Достаточно указать и просто слово «ПРЕТЕНЗИЯ», но можно расписать подробнее.

Наличие или отсутствие заголовка в претензии как правило на саму суть документа не влияет. Однако если заголовок написан подробно, то получатель претензии с первой секунды, не вдаваясь в детали, посмотрит на ваш документ и поймет что вы хотите.

Основания (описание ситуации, фабула)

В этом разделе кратко укажите причины, по которым вы подаете претензию. Другими словами, ответьте на вопросы «что, где и когда». Вы также можете перечислить возможные причины.

В основном это описание ситуации и того, что произошло.

Вам не нужно вдаваться в подробности. Все, что вам нужно, — это сухие факты.

  • Когда и с кем был заключен договор.
  • О чем идет речь в контракте.
  • Когда были обнаружены недостатки или когда что-то произошло и т.д.

Правовая основа

Это полностью юридический блок, содержащий правовые нормы (конкретные положения законодательства), на которых основана ваша претензия.

Помните, что в нашей стране закон меняется почти каждый день. Поэтому вам следует быть очень осторожным при его составлении самостоятельно. Если вы не уверены в своих силах, рекомендуется обратиться к юристу.

В противном случае, если вы допустите серьезную ошибку, ваша претензия не будет воспринята всерьез. Поэтому остерегайтесь готовых шаблонов, найденных в Интернете, со статьями, которые были актуальны несколько лет назад и в которых содержится информация обобщенного характера. Внимательно проверяйте информацию и будьте осторожны.

Расчет штрафов, пеней и процентов

Штрафы (проценты) рассчитываются согласно договору или по закону.

Расчеты должны быть выполнены скрупулезно и с точностью до дня. Неплохо было бы привести формулу, на которой вы основываете свой расчет (с расшифровкой). Это более серьезно и разумно.

В результате должна получиться точная сумма, которую вы потребуете от должника.

Требования

После всех обоснований и проведенных расчетов формируется окончательное утверждение. Какого результата вы хотите достичь. Требования должны быть максимально ясными и недвусмысленными.

Ваше требование  — одно из самых важных частей претензии. Лучше всего выделить его жирным шрифтом в тексте, чтобы он привлекал внимание при чтении документа.

Сроки для ответа

Если в вашем договоре не предусмотрен срок ответа на претензию или если у вас его нет, предложите свой собственный срок. Обычно на это дается 5, 7, 10 и 30 дней.

Иногда закон устанавливает временные рамки.

Например, согласно ст.22 Закона РФ «О защите прав потребителей» требования потребителя о соразмерном уменьшении покупной цены товара, возмещении расходов на исправление недостатков товара потребителем или третьим лицом, возврате уплаченной за товар денежной суммы, а также требование о возмещении убытков, причиненных потребителю вследствие продажи товара ненадлежащего качества либо предоставления ненадлежащей информации о товаре, подлежат удовлетворению продавцом (изготовителем, уполномоченной организацией или уполномоченным индивидуальным предпринимателем, импортером) в течение десяти дней со дня предъявления соответствующего требования.

Также следует указать, каким образом вы должны получить ответ. Пример формулировки: «Прошу ответить письменно в срок, установленный Законом РФ «О защите прав потребителей», предварительно проинформировав меня по телефону.

Возможные последствия отрицательного ответа или отсутствия ответа на жалобу

Всем хорошо известна фраза «или мы будем вынуждены обратиться в суд». Но это очень распространенная практика. И никого уже не удивить такой «страшилкой».

Было бы полезно указать конкретные негативные последствия, с которыми может столкнуться другая сторона. Например, дополнительные штрафы, госпошлины, судебные издержки и т.д. Также можно отметить репутационные риски.

Закон содержит множество дополнительных мер воздействия.

Приложения

В качестве приложения следует приложить копии документов, подтверждающих вашу позицию.

Это копии договоров, квитанций, чеков, квитанций, актов приемки-передачи, экспертиз, оценок и т.д.

Не следует прикладывать к претензии все имеющиеся у вас документы без разбора. Вы должны прикрепить только то, чего нет у другой стороны.

Даты, имена, подписи

Здесь не должно возникнуть никаких проблем. Это очень просто. Дата подачи заявления, ваши подпись и имя.

Хотя интернет «огромен» и вы можете найти множество шаблонов за 30 секунд, не стоит слепо полагаться на него.

Во-первых, многие иски составляются не юристами, а непрофессионалами, студентами или контент-менеджерами.

Во-вторых, большинство исков не соответствуют действующему законодательству или составлены поспешно и очень поверхностно.

В-третьих, бесплатный сыр можно найти только в мышеловках, отсюда все возможные риски.

Поэтому, если вы не хотите попасть в неприятности, проконсультируйтесь с профессиональным юристом или пользуйтесь актуальными шаблонами или из официальных и проверенных источников. На сайте Роспотребнадзора, например, можно найти правильный шаблон заявления для каждой конкретной услуги.

Заключение

Претензии являются эффективным инструментом для разрешения конфликтных ситуаций до суда. Он может использоваться в сфере торговли, услуг, банковского дела и страхования. В спорах, касающихся экономических отношений, закон предусматривает обязательное соблюдение претензионного порядка.

Если процедура мирного урегулирования не будет выполнена должным образом, иск не будет принят судом.

Форма претензии не предусмотрена законодательством Российской Федерации. Но она должна быть составлена в письменной форме и содержать четкое изложение ваших требований и срок их исполнения виновной стороной с точным указанием суммы, подлежащей перечислению, и ее расчета. К претензии также должны быть приложены документы, подтверждающие вашу позицию.

Рекомендуется отправлять претензию по почте с описью вложения и/или по электронной почте. Самый надежный вариант — вручить его получателю лично в руки с квитанцией. Если все эти правила соблюдены, претензия будет иметь юридическую силу и будет способствовать урегулированию проблемы мирным путем. Это позволит сэкономить время и раньше добиться желаемого результата.

Оставьте заявку на консультацию:
Добавить в Избранное
Оцените статью
amulex.ru
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии