Служебная записка: правила и примеры

Содержание

Что такое служебная записка?
Пример служебной записки
Различия служебной записки, докладной и объяснительной
Как написать служебную записку?
О невыполнении служебных обязанностей
На командировку
О премировании
Частые вопросы
Законодательная база
Комментарии
Вам может быть интересно Также рекомендуем прочитать статьи на тему трудовых отношений и внутренней документации на нашем сайте.

Что такое служебная записка?

Служебная записка — это документ, используемый в компаниях для внутренней коммуникации. Она позволяет сотруднику отправить информацию, запрос или отчет руководству или другому подразделению.

Основная цель служебной записки — передача конкретной информации или решение определенного вопроса. Например, служебная записка может быть связана с необходимостью ремонтных работ, запросом на командировку, или информированием о ходе проекта.

Пример служебной записки

Пример служебной записки может выглядеть так:

Кому: Иванову И.И., начальнику отдела Маркетинга
От кого: Петрова П.П., менеджера по продажам
Тема: Необходимость закупки нового рекламного оборудования
Текст: Уважаемый Иван Иванович, прошу рассмотреть возможность закупки нового рекламного оборудования в связи с планируемой рекламной кампанией для расширения охвата целевой аудитории. Это позволит улучшить наши маркетинговые показатели и увеличить продажи.

Подпись, дата.

Различия служебной записки, докладной и объяснительной

Служебная записка отличается от докладной и объяснительной по целям и форматам.

Докладная записка: обычно используется для отчетов о проделанной работе, результатах или проблемах. Она адресуется руководству для информирования о конкретных ситуациях.
Объяснительная записка: пишется в случае нарушений, ошибок или недоразумений. Сотрудник объясняет причины произошедшего события и свою точку зрения.
Служебная записка: в отличие от вышеупомянутых, может иметь запросный характер, содержать просьбы, предложения или информировать о важных событиях.

Как написать служебную записку?

Процесс написания служебной записки довольно прост, но требует соблюдения определенных правил:

Определите адресата: укажите кому направляется записка. Это может быть руководитель или другой сотрудник.
Укажите тему: тема должна четко отражать суть записки.
Сформулируйте текст: текст должен быть лаконичным и по сути, описывающим причину и цель записки.
Подпись и дата: не забудьте подписать документ и указать дату отправки.

Читать далее Увольнение по инициативе работодателя: Как и когда это возможно

О невыполнении служебных обязанностей

Когда кто-либо из сотрудников не выполняет свои служебные обязанности, важно зафиксировать это официально. Служебная записка о невыполнении обязанностей может быть отправлена руководителю для принятия необходимых мер.

На командировку

Служебная записка может использоваться для запроса на командировку. В этом случае указываются цель командировки, сроки и финансовые затраты.

О премировании

Также записка может быть написана с предложением о премировании сотрудников за выдающиеся результаты работы. Это важно для мотивации и поощрения персонала.

Частые вопросы

Вопрос	Ответ
Кто может писать служебную записку?	Любой сотрудник компании, имеющий потребность передать информацию руководству или другому подразделению.
Можно ли писать служебную записку по электронной почте?	Да, в современных компаниях это обычная практика.
Нужна ли подпись на служебной записке?	Да, для документации подпись является обязательной.
Чем отличается служебная записка от объяснительной?	Служебная записка может содержать запросы и предложения, в то время как объяснительная объясняет причины нарушений или ошибок.
Можно ли использовать шаблон служебной записки?	Да, использование шаблона ускоряет процесс ее составления.

Законодательная база

Трудовой кодекс РФ
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»

Множество сотрудников компаний сталкиваются с проблемами при составлении служебных записок. Если у вас есть вопросы, оставляйте свои комментарии, и наши юристы постараются помочь.

Вам может быть интересно

Также рекомендуем прочитать статьи на тему трудовых отношений и внутренней документации на нашем сайте.

Полина Недашковская

Опытный юрист с более чем 9-летним стажем работы с запросами клиентов и компаний. Эксперт в области гражданского права, специализируется на сложных делах, требующих глубоких знаний и нестандартных решений. Регулярно публикует статьи в юридическом журнале AMULEX, делясь с читателями экспертным взглядом и анализом актуальных правовых вопросов.