Участники перевозок обязаны перейти на электронные документы с 1 сентября

Электронные документы в перевозках: что изменится с 1 сентября и кого это коснется

С 1 сентября участники перевозок обязаны перейти на электронный документооборот по ряду ключевых документов. Это правило затрагивает как перевозчиков, так и грузоотправителей, экспедиторов и иных участников транспортного процесса. Бумажные формы по этим документам постепенно утрачивают значение, а их оформление в обход электронного формата может повлечь налоговые и имущественные риски.

Какие документы в сфере перевозок станут электронными в обязательном порядке

Переход на электронный документооборот касается наиболее значимых документов, подтверждающих факт и условия перевозки, а также отношений с экспедитором.

Ключевые виды документов, подлежащие оформлению в электронном виде:

• Транспортные накладные – основной документ, подтверждающий оказание услуг по перевозке груза;
• Заявки и заказы на перевозку – фиксируют согласованные сторонами условия перевозки (маршрут, сроки, стоимость, обязательства сторон);
• Экспедиторская документация – документы, оформляемые транспортным экспедитором в связи с организацией перевозки (задания, отчеты, акты выполненных работ и др.).

Именно по этим документам налоговые органы и иные контролирующие ведомства оценивают реальность перевозок, размер расходов и права на вычеты и иные налоговые льготы.

Кто относится к участникам перевозок и обязан перейти на ЭДО

Под участниками перевозок, на которых распространяется обязанность перейти на электронные документы, обычно понимаются:

• Перевозчики (организации и ИП, выполняющие перевозки грузов по договору перевозки);
• Грузоотправители и грузополучатели (компании, отправляющие и принимающие грузы);
• Транспортные экспедиторы (лица, организующие перевозку и комплекс сопутствующих услуг);
• Операторы логистики и складских услуг, участвующие в оформлении документов по перевозке;
• Посредники, заключающие договоры перевозки или экспедиции от имени клиента.

Если ваша деятельность связана с организацией или выполнением перевозки, оформлением заявок, заказов, транспортных накладных или экспедиторских документов, игнорировать переход на электронный формат становится небезопасно и с правовой, и с налоговой точки зрения.

Почему ФНС настаивает на электронных документах по перевозкам

Позиция ФНС России по электронному документообороту в транспортной отрасли обусловлена несколькими ключевыми задачами:

• Повышение прозрачности перевозок – упрощается контроль реальности операций, маршрутов и объемов перевозимых грузов;
• Сокращение схем с фиктивными перевозками, завышением расходов и незаконными вычетами по НДС;
• Ускорение и автоматизация камеральных и выездных налоговых проверок;
• Сокращение бумажного документооборота и ошибок при оформлении документов;
• Сближение налогового и транспортного документооборота с цифровыми стандартами.

Электронные документы по перевозкам позволяют оперативно сверять данные у разных участников и в системах контроля, а также использовать машиночитаемые форматы в качестве доказательств в спорах и проверках.

К чему может привести отказ от электронных документов

Непереход на ЭДО и сохранение исключительно бумажного оформления транспортных документов может иметь для бизнеса серьезные последствия:

• Налоговые риски – затруднения с подтверждением расходов по перевозкам и экспедированию, риски отказа в признании затрат и налоговых вычетов;
• Споры с контрагентами – сложнее доказать объем, стоимость и фактическое выполнение перевозки либо экспедиторских услуг;
• Усложнение взаимодействия с ФНС России и другими контрольными органами из‑за отсутствия данных в привычном для них электронном формате;
• Замедление бизнес‑процессов – контрагенты, уже перешедшие на ЭДО, могут отказываться работать с компаниями, остающимися на бумаге.

ФНС России в своей практике последовательно исходит из того, что электронный формат документов по перевозкам является предпочтительным и обеспечивает больший уровень доверия, чем разрозненные бумажные носители.

Как подготовиться к переходу на электронные транспортные документы

Чтобы выполнение перевозок с 1 сентября не обернулось срывами и спорами с контролирующими органами, компаниям и ИП стоит заранее подготовиться к изменениям.

Рекомендуемые шаги:

• Проанализировать действующие договоры перевозки и экспедиции – есть ли в них положения об электронном документообороте, порядке обмена электронными транспортными накладными, заявками, актами;
• Выбрать и внедрить систему ЭДО, которая поддерживает обмен типовыми транспортными документами (накладные, заявки, заказы, экспедиторские акты);
• Обновить внутренние регламенты – инструкции для сотрудников по оформлению, подписанию и хранению электронных документов, разграничение полномочий по электронной подписи;
• Проверить наличие и актуальность электронных подписей у работников, которые будут подписывать транспортные и экспедиторские документы;
• Провести инструктаж и обучение сотрудников, вовлеченных в процесс перевозки и документооборота;
• Согласовать с ключевыми контрагентами переход на ЭДО, зафиксировать порядок обмена документами в договорах и дополнительных соглашениях.

Чем раньше будет налажен электронный обмен документами, тем ниже риски при проверках ФНС и спорах с контрагентами.

Ответы на вопросы

Нормативная база

Переход на электронный документооборот в сфере перевозок и учет таких документов ФНС России опираются на действующее законодательство Российской Федерации, в том числе:

• Гражданский кодекс Российской Федерации (раздел о перевозке и транспортной экспедиции);
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая и часть вторая – порядок учета расходов и оформления документов для целей налогообложения);
• Федеральные законы и подзаконные акты, регулирующие электронный документооборот и использование электронной подписи;
• Нормативные акты ФНС России, разъясняющие порядок применения электронных документов при налоговом контроле.

При возникновении споров или сомнений относительно порядка перехода на электронные транспортные документы имеет смысл обратиться за индивидуальной юридической консультацией и при необходимости запросить официальные разъяснения контролирующих органов.