Оформление дистанционных сотрудников – важные аспекты

Чтобы разобраться в вопросе, как оформить сотрудника дистанционно, важно понимать требования законодательства с позиции договора, условий труда, тонкостей увольнения и других факторов. Этот вопрос действительно актуален, ведь по статистике почти 6 из 10 компаний в РФ нанимают удаленных работников. При этом число таких специалистов только растет. Ниже рассмотрим особенности дистанционного трудоустройства, кого можно принять и на каких условиях. Разберем правовые особенности увольнения и заключения соглашения.

Подробней о дистанционной работе

В 2013-м глава страны подписал ФЗ №60, обязывающий компании-работодатели оформлять трудовые соглашения с удаленными специалистами. Сразу после этого изменения были отражены в ТК России. При желании оформить сотрудника дистанционно работодатель подбирает работников, согласовывает с ними условия сотрудничества, обменивается документами и составляет договор. Обмен документами происходит в электронном виде с применением усиленной ЭЦП.

Принятие нового ФЗ дало следующие возможности:

1. Оформление трудового соглашения через Интернет.
2. Направление документов в электронном виде или почтой с помощью заказного письма.
3. Внесение изменений в договор по Сети.
4. Обмен документацией, передача заданий и сдача работы в режиме онлайн.

К дистанционной деятельности относится работа, при которой сотрудник не привязывается к главному офису или представительству компании. Общение между руководителем и работником ведется через Интернет.

Краткая инструкция по приему на работу

Чтобы оформить сотрудника дистанционно для удаленной работы, необходимо пройти несколько шагов. Краткая инструкция:

1. Предъявление документов для приема — лично или в электронной форме.
2. Информирование потенциального сотрудника о действующих нормативных актах.
3. Оформление трудового соглашения с указанием условий сотрудничества.
4. Составление приказа о приемке на работу.
5. Внесение записей в трудовую книжку. Осуществляется при наличии такой договоренности.
6. Заполнение личной карты сотрудника.

В дальнейшем возможно оформление больничного и увольнение. Причины и особенности прекращения сотрудничества рассмотрим ниже.

Плюсы и минусы

Дистанционное трудоустройство имеет нюансы для каждой из сторон. Эти моменты необходимо учитывать при заключении договора.

Преимущества:

1. Для работодателя. Руководитель компании получает возможность сэкономить на аренде офиса. Нет необходимости оценивать и контролировать условия работы наемного человека.
2. Для сотрудника. Наемный работник может сам контролировать рабочее время без привязки к офису. Кроме того, нет необходимости лично появляться в офисе для трудоустройства или взаимодействия с руководством.

Недостатки:

1. Для руководителя. Директор не может контролировать исполнение дистанционным сотрудником своих обязательств. Имеют место трудности с применением дисциплинарных взысканий, и возникают трудности увольнения из-за прогулов.
2. Для работников. При работе в удаленном режиме труднее рассчитывать на продвижение по службе и повышение зарплаты. В случае увольнения сложно защитить свои права, ведь все решения принимаются дистанционно.

Перед тем как оформлять удаленных работников, работодателю важно ознакомиться с требованиями законодательства — как оформить сотрудника дистанционно, и что для этого нужно. Что касается сотрудника, он должен помнить о возможных рисках и также следить за выполнением буквы закона, в первую очередь, для защиты своих прав.

Кого можно принять на дистанционную работу

После внесения изменений в законодательство в ТК РФ появилось определение «дистанционная работа». Простыми словами, это обычная трудовая деятельность с той разницей, что сотрудник выполняет обязанности вне офиса (как правило, дома). Следовательно, в ТК РФ нет лимитов касательного того, каких работников можно принимать для выполнения своих задач дистанционно, а каких — нет. Если человек соответствует заявленным требованиям работодателя с позиции возраста, навыков и умений, его можно принимать на работу для ведения деятельности в удаленном режиме.

Условия работы дистанционных сотрудников

Перед тем как оформить сотрудника дистанционно, важно разобраться с особенностями взаимодействия. Режим деятельности оговаривается в договоре между сторонами и может быть любым. Главное, чтобы сотрудник и работодатель могли связываться по рабочим вопросам хотя бы несколько раз в неделю. Продолжительность рабочего дня может быть гибкой или фиксированной в зависимости от договоренности сторон.

С учетом ТК РФ (ст. 91) работодатель обязан контролировать время, которое отработал дистанционный специалист. При этом правила выполнения работы в законах не оговорены. Для удобства начальник использует табель учета рабочего времени и делает соответствующие пометки. При этом сведения вносится на основании слов сотрудника.

В большинстве случаев стороны договариваются о выставлении обычной рабочей недели с ПН по ПТ в период с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед. Второй вариант — трудоустройство сотрудника дистанционно без привязки ко времени работы. К примеру, человек должен отработать 40 часов в неделю, а когда это произойдет, не имеет значения.

Вне зависимости от принятого решения информация вносится в договор между сторонами, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы и проблемных ситуаций. Если сотрудник нарушил требования соглашения, работодатель вправе применить к нему меры воздействия, в том числе лишить премии или других бонусов.

Место работы и заключение договора

При оформлении договора стороны обязательно упоминание места работы человека. Не стоит путать этот пункт с указанием места нахождения, ведь тогда теряется смысл удаленного трудоустройства.

Термин «место работы» чаще всего предусматривает адрес регистрации компании-работодателя. Как вариант, допускается указание места жительства сотрудника (по договоренности) или места, где он планирует выполнять свои обязанности. Это важно, ведь от региона нахождения сотрудника зависит число дней отпуска и наличие надбавки по заработной плате.

Сложней обстоит ситуация, если человек периодически меняет место жительства. В таком случае труднее определиться с доплатой. Во избежание трудностей и путаницы можно указывать место нахождения именно работодателя, а остальные вопросы решать в индивидуальном порядке.

Не менее важный момент — оформление договора. Здесь в распоряжении работодателя два способа:

1. Дистанционное заполнение документа через Интернет. В таком случае стороны обмениваются электронной документацией с применением ЭЦП.
2. Личное посещение офиса будущим сотрудником для подписания договора и личной передачи документации.

По ТК РФ (ст. 312.1) в электронной форме могут передаваться почти все документы, будь это договор, приказы, справки и т. д. Что касается пакета бумаг для получения должности, он стандартный и включает в себя:

• удостоверение личности
• документ об образовании
• бумаги с военкомата
• трудовая книжка
• справка об отсутствии/наличии судимости и т. д.

Указанные документы отправляются в виде копий и подписываются ЭЦП. После этого оформляется договор, где прописывается режим рабочего времени, условия оплаты труда, особенности обеспечения сотрудника всем необходимым для работы. Также указываются данные по отпускным, особенностям выплаты премии и другим моментам.

Увольнение дистанционного сотрудника

Как и в обычном режиме, работодатель вправе уволить удаленного наемного работника. Причины для расторжения соглашения по желанию директора прописаны в ТК РФ (ст. 312.5). Также имеется закрытый список ТК РФ (ст. 81, ч.5), где указаны следующие основания для увольнения:

• передача неправдивых сведений
• частые дисциплинарные взыскания
• невыполнение своих обязанностей
• кража денежных средств
• потеря доверия к сотруднику
• выполнение обязанностей в состоянии опьянения (наркотического, алкогольного)

Сложней обстоит ситуация, если директор увольняет человека, работающего дистанционно, из-за невыполнения плана. В таком случае нужно смотреть на условия трудового договора. При отсутствии такого пункта работник может быть восстановлен в должности через суд. Это актуально даже в том случае, если задачи прописаны в трудовом договоре.

В случае увольнения сотрудника оформляется приказ по форме Т-8, а в качестве основания прописывается конкретный пункт трудового соглашения или пункта ТК РФ. После составления документа происходит ознакомление с ним сотрудника. Последний должен изучить бумагу и расписаться в ней.

Если документ не удается направить работнику для ознакомления, или человек отказывается ставить подпись, работодатель делает соответствующую пометку в приказе. В случае электронного оборота документ отправляется с ЭЦП. После завершения процедуры бумажная версия приказа отправляется почтовым направлением заказным письмом. Информация об увольнении фиксируется и в трудовой книжке.

FAQ

Несмотря на прозрачность законодательства, не все руководители понимают, как оформить человека дистанционно. По этой причине возникает много споров между специалистом и его работодателем. Выделим дополнительные моменты, которые проливают свет на этот вопрос:

1. Как работнику передается лист нетрудоспособности? Если человек трудится дистанционно, документ отправляется почтой в виде заказного письма.
2. В чем особенности охраны труда сотрудников, работающих в дистанционном режиме? В договоре между сторонами указываются особенности и сроки предъявления отчетов по реализованным задачам, порядок и время перечисления выплат, а также иные вопросы. При этом директор должен проинформировать наемного сотрудника с требованиями ОТ. Также он дает информацию по вопросам заболеваний, несчастных случаев и иных ситуаций.
3. Нужно ли вести трудовую книжку? Этот вопрос обсуждается с работодателем еще до оформления договора. Человек может передавать или не давать этот документ. Если его нет, заводить трудовую книжку также не обязательно. Главное, чтобы эти моменты были оговорены в соглашении между сторонами.
4. Можно ли обойтись без электронной подписи? Если у сторон отсутствует возможность применения ЭЦП, всю корреспонденцию разрешено отправлять с помощью заказных писем. По возможности человек может лично приезжать в офис с определенной периодичностью для подписи документов.

Как правило, трудностей с дистанционным оформлением можно избежать, если правильно подойти к вопросу оформления и прописать главные вопросы сотрудничества в договоре.

Итоги

Во избежание проблем в будущем работодателю необходимо определить, какая работа будет вестись дистанционно. Отдельное внимание важно уделить условиям труда, оплате и контролю рабочего графика. При наличии такой возможности рекомендуется сразу завести ЭЦП, чтобы ускорить оборот документов через Интернет и избежать отправки писем почтовыми отправлениями.

Консультация ведущего юриста по вопросам оформления дистанционных сотрудников

Получите консультацию юриста связанную с удалённой работой трудоустройства, заполнив специальную форму ниже! Первая консультация предоставляется нашим юристом онлайн!