Электронный образ (скан-копия) может использоваться в учете, но его прикрепление к документу в системе бухгалтерского учета является обязательным только в случаях, когда это прямо установлено законодательными актами или закреплено в учетной политике организации (индивидуального предпринимателя). В иных ситуациях прикрепление скана — это управленческое решение для удобства контроля и поиска.
| Ситуация | Обязательность прикрепления | Что делать | Основание | Кто отвечает |
|---|---|---|---|---|
| Требование федеральных законов или подзаконных актов | Обязательно | Создавать и прикреплять электронные образы к регистрам/операциям | Нормативные акты | Главный бухгалтер, бухгалтерская служба |
| Требование, закрепленное в учетной политике | Обязательно | Следовать порядку, формату и срокам, указанным в учетной политике | Учетная политика | Главный бухгалтер, ответственные подразделения |
| Обязанность по договору с контрагентом | Обязательно (если условие включено в договор) | Прикреплять сканы/электронные образы, если это предусмотрено условиями обмена | Договор, регламент ЭДО | Курирующее подразделение и бухгалтерия |
| Первичный документ изначально составлен в электронной форме с КЭП | Скан не требуется | Хранить исходный электронный документ в системе | Правила об электронной подписи | ИТ и бухгалтерия |
| Инициатива для удобства внутреннего контроля | Не обязательно (по усмотрению) | Можно прикреплять сканы для подтверждения операций и быстрых проверок | Локальные акты | Бухгалтерия, внутренний контроль |
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Нужно ли прикреплять сканы ко всем первичным документам? | Нет, не всегда. Обязательно — если того требует закон, учетная политика или договор. В остальных случаях — по усмотрению организации. |
| Равен ли скан бумажного документа оригиналу? | Без КЭП это копия. Юридическую силу первичного документа имеет бумажный оригинал или электронный документ, подписанный ЭП. |
| Можно ли уничтожить бумажный оригинал после сканирования? | Только если это прямо допускается законом и локальными актами. Иначе оригинал хранится в установленные сроки. |
| Кто определяет формат и качество сканов? | Учетная политика и локальные регламенты: разрешение, цветность, форматы файлов, правила наименования. |
| Можно ли предоставлять сканы по запросу контролирующих органов? | Да, если это допускается процессуальными нормами и форматом запроса. При необходимости представляются оригиналы или ЭД с ЭП. |
| Кто отвечает за прикрепление сканов в системе? | Ответственные лица, назначенные приказом: бухгалтерия, делопроизводство, инициирующие подразделения. |
Апелляционный суд подтвердил правомерность перечисления единовременных выплат по программе «Земский учитель» специалистам, переехавшим работать в…
1 июня 2026 истек срок представления в ФНС России отчетности организациями финансового рынка (ОФР) по…
Минэнерго скорректировало правила разработки и применения графиков аварийного ограничения режима потребления электроэнергии и использования противоаварийной…
Конституционный Суд РФ уточнил подход к привлечению к ответственности специалистов по охране труда. Позиция включена…
Минздрав России объявил об обновлении номенклатуры медицинских и фармацевтических должностей. В перечне появятся новые позиции,…
С 1 сентября в России планируют запустить обязательную маркировку полуфабрикатов. Средства идентификации начнут наносить также…