В бюджетных и казенных учреждениях все чаще возникает необходимость учитывать отдельные объекты, операции или обязательства на дополнительных забалансовых счетах. Это связано с требованиями учредителей, внутреннего финансового контроля, а также с повышением прозрачности деятельности учреждения.
При этом бухгалтеру важно действовать строго в рамках Единого плана счетов и не допускать нарушений, которые могут быть выявлены проверяющими органами (финансовый орган, казначейство, Счетная палата, контрольно-счетные органы, прокуратура и др.). Ниже рассмотрим, как правильно ввести дополнительные забалансовые счета, чтобы их применение было законным, обоснованным и удобным для работы.
Добавление собственных забалансовых счетов чаще всего требуется, когда:
При этом все дополнительные забалансовые счета должны использоваться строго в дополнение к действующему Единому плану счетов, не подменяя и не изменяя его структуру.
Введение дополнительных забалансовых счетов возможно только при соблюдении общих правил бухгалтерского учета для сектора государственного управления. Основные требования:
| Что можно | Что нельзя |
|---|---|
| Вводить дополнительные забалансовые счета в развитие Единого плана счетов | Изменять коды, наименования и назначение существующих счетов Единого плана счетов |
| Уточнять аналитический учет (субсчета, разрезы учета) | Искажать данные бюджетной и бухгалтерской отчетности за счет «внутренних» счетов |
| Закреплять порядок использования дополнительных счетов в учетной политике и локальных актах | Применять дополнительные счета без утвержденного порядка и обоснования |
| Использовать дополнительные счета для усиления внутреннего контроля, прозрачности и детализации | Использовать дополнительные счета для сокрытия имущества, обязательств или операций от контролеров |
Чтобы введение дополнительных забалансовых счетов не вызвало претензий контролеров, рекомендуется следующий алгоритм:
Все дополнительные забалансовые счета должны быть прямо указаны в учетной политике учреждения и (при необходимости) в других локальных актах (положения об учете отдельных объектов, регламенты внутреннего контроля и др.).
Для корректного функционирования дополнительных забалансовых счетов необходимо разработать понятный и реализуемый порядок документооборота:
Чтобы не столкнуться с претензиями контролеров и не искажать учет, избегайте следующих нарушений:
| Распространенная ошибка | Чем опасна | Как действовать правильно |
|---|---|---|
| Введение счета без описания в учетной политике | Контролеры могут признать учет нарушающим нормы, потребовать корректировок | Утверждать любой дополнительный счет приказом и закреплять его в учетной политике |
| Использование счета вместо установленного Единого плана счетов | Риск искажения отчетности, предписания и штрафные меры | Применять только в развитие (детализацию), не подменяя обязательные счета |
| Отсутствие регламента документооборота | Ошибки, расхождения, невозможность подтвердить данные документами | Утвердить перечень документов, сроки, ответственных лиц и порядок контроля |
| Ручные «разовые» записи без системы | Невоспроизводимость учета, риск претензий при проверках | Описать периодичность и алгоритм отражения операций в локальных актах |
При проверках важно не только наличие дополнительных забалансовых счетов, но и то, насколько прозрачна и документально подтверждена их эксплуатация. Рекомендуется подготовить:
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли бюджетному учреждению самостоятельно вводить дополнительные забалансовые счета? | Да, учреждение может вводить дополнительные забалансовые счета, если это не противоречит Единому плану счетов, не изменяет его структуру и порядок их применения закреплен в учетной политике и локальных актах. |
| Нужно ли согласовывать дополнительные забалансовые счета с учредителем? | Как правило, прямое согласование не требуется, но учредитель может устанавливать свои требования к детализации учета и содержанию учетной политики. Рекомендуется уведомить учредителя или учесть его методические рекомендации. |
| Отражаются ли дополнительные забалансовые счета в обязательной отчетности учреждения? | Данные дополнительных забалансовых счетов, как правило, используются для внутреннего анализа и контроля и напрямую в формы обязательной отчетности не выносятся. При этом они не должны искажать показатели, формируемые на основе Единого плана счетов. |
| Нужно ли проводить инвентаризацию объектов, учитываемых на дополнительных забалансовых счетах? | Да, если на дополнительном счете отражаются объекты имущества, обязательств или иные ценности, они подлежат инвентаризации в общем порядке, с оформлением соответствующих документов и сверкой данных учета. |
| Как оформляется введение дополнительного забалансового счета? | Обычно издается приказ руководителя учреждения, утверждающий введение счета, его назначение, порядок документооборота и внутреннего контроля, а также вносится изменение в учетную политику учреждения. |
Модернизация поликлиник и ФАПов: почему начнут с опорных деревень и что это даст пациентам Правительство…
Страховые выплаты по несчастным случаям на производстве увеличат на 5,6%: что это значит Минтруд России…
Трудовой договор в смартфоне: как изменится кадровый учет с мессенджером МАХ Минтруд России в своем…
Новый сервис ФНС «Мой ОКВЭД»: как упростить выбор кодов для бизнеса ФНС России запустила сервис…
Гранты и льготные займы до 100 млн руб. для приграничных регионов: кого и как поддержат…
Пилотная реформа высшего образования в России продлена до 2030 года: что это значит для абитуриентов…