Как правильно ввести дополнительные забалансовые счета

Дополнительные забалансовые счета: как ввести их без ошибок и претензий контролеров

В бюджетных и казенных учреждениях все чаще возникает необходимость учитывать отдельные объекты, операции или обязательства на дополнительных забалансовых счетах. Это связано с требованиями учредителей, внутреннего финансового контроля, а также с повышением прозрачности деятельности учреждения.

При этом бухгалтеру важно действовать строго в рамках Единого плана счетов и не допускать нарушений, которые могут быть выявлены проверяющими органами (финансовый орган, казначейство, Счетная палата, контрольно-счетные органы, прокуратура и др.). Ниже рассмотрим, как правильно ввести дополнительные забалансовые счета, чтобы их применение было законным, обоснованным и удобным для работы.

Зачем бюджетному учреждению дополнительные забалансовые счета

Добавление собственных забалансовых счетов чаще всего требуется, когда:

• стандартных забалансовых счетов Единого плана счетов недостаточно для детализации конкретных объектов или операций;
• учредитель или вышестоящий орган требует дополнительной аналитики по отдельным видам имущества, обязательств, ограничений, гарантий;
• нужно обособленно отражать имущество, временно находящееся у учреждения (на ответственном хранении, в безвозмездном пользовании, по договорам, поручениям и т.п.);
• в учреждении внедрена система внутреннего финансового контроля, требующая дополнительной информации;
• важно обеспечить прозрачность и прослеживаемость отдельных операций для проверяющих органов.

При этом все дополнительные забалансовые счета должны использоваться строго в дополнение к действующему Единому плану счетов, не подменяя и не изменяя его структуру.

Нормативная основа: что разрешено учреждению

Введение дополнительных забалансовых счетов возможно только при соблюдении общих правил бухгалтерского учета для сектора государственного управления. Основные требования:

• Нельзя изменять структуру Единого плана счетов (нельзя заменять, переименовывать или использовать не по назначению установленные Минфином счета);
• Дополнительные забалансовые счета допускаются, если они не противоречат Единому плану счетов и отражаются в учетной политике учреждения;
• учреждение обязано обеспечить сопоставимость отчетности, то есть дополнительные счета не должны искажать показатели бюджетной и бухгалтерской отчетности;
• применение дополнительных счетов должно быть экономически и функционально обосновано (наличие цели, задачи, регламента использования);
• все операции по дополнительным счетам должны быть подтверждены первичными документами и внутренними актами учреждения.

Ключевые шаги: как правильно ввести дополнительные забалансовые счета

Чтобы введение дополнительных забалансовых счетов не вызвало претензий контролеров, рекомендуется следующий алгоритм:

Шаг 1. Обоснуйте необходимость дополнительного счета

• Определите, какие именно объекты или операции вы не можете корректно отразить существующими забалансовыми счетами;
• зафиксируйте цель: детализация, внутренний контроль, разграничение видов имущества, отдельный учет обязательств или ограничений и т.д.;
• подготовьте служебную записку (пояснительную записку) на имя руководителя учреждения с описанием причин и ожидаемого эффекта.

Шаг 2. Определите место дополнительного счета в системе учета

• Решите, к какому разделу/группе Единого плана счетов логично «привязать» дополнительный счет;
• сформулируйте наименование и назначение счета;
• пропишите состав объектов, которые будут на нем учитываться, и критерии их включения и списания;
• обеспечьте увязку с действующими забалансовыми счетами (чтобы не возникало дублирования и противоречий).

Шаг 3. Утвердите использование счета в учетной политике

Все дополнительные забалансовые счета должны быть прямо указаны в учетной политике учреждения и (при необходимости) в других локальных актах (положения об учете отдельных объектов, регламенты внутреннего контроля и др.).

• Включите в учетную политику перечень дополнительных счетов и их характеристики;
• опишите правила отражения операций (приход, выбытие, перемещение, списание, инвентаризация);
• укажите, какие подразделения и ответственные лица участвуют в формировании информации по этим счетам;
• определите порядок документального оформления операций и источники информации для записей.

Шаг 4. Пропишите порядок документооборота и контроля

Для корректного функционирования дополнительных забалансовых счетов необходимо разработать понятный и реализуемый порядок документооборота:

• перечень первичных документов, на основании которых делаются записи по дополнительным счетам;
• сроки и периодичность отражения информации (ежемесячно, по факту операции, по итогам периода и т.д.);
• порядок сверки данных по дополнительным счетам с основными (балансовыми и забалансовыми) счетами;
• регламент проведения инвентаризации объектов, учитываемых на дополнительных счетах;
• механизмы внутреннего контроля (подписи, визирование, периодические проверки).

Шаг 5. Настройте учетные программы и обучите сотрудников

• Внесите дополнительные забалансовые счета в учетные (программные) системы с указанием их характеристик;
• обеспечьте корректную настройку отчетных форм, чтобы дополнительные счета не искажали обязательную отчетность;
• проведите инструктаж или обучение бухгалтеров и других сотрудников, участвующих в учете;
• подготовьте краткие памятки и инструкции по применению счетов для повседневной работы.

Типичные ошибки при введении дополнительных забалансовых счетов

Чтобы не столкнуться с претензиями контролеров и не искажать учет, избегайте следующих нарушений:

• Создание счета «вместо» установленного Минфином, а не «в развитие» его структуры;
• Отсутствие упоминания о дополнительном счете в учетной политике и локальных актах;
• использование счета без четко описанного назначения и перечня учитываемых объектов;
• дублирование информации: один и тот же объект учитывается на нескольких счетах без обоснованной цели;
• несопоставимость отчетности из-за того, что данные по дополнительным счетам некорректно переносятся или интерпретируются;
• использование дополнительных счетов для «скрытия» или «размывания» информации о фактических обязательствах или имуществе учреждения;
• отсутствие внутреннего контроля за правильностью ведения записей по этим счетам.

Как продемонстрировать законность дополнительных счетов контролерам

При проверках важно не только наличие дополнительных забалансовых счетов, но и то, насколько прозрачна и документально подтверждена их эксплуатация. Рекомендуется подготовить:

• выписку из учетной политики с перечнем дополнительных забалансовых счетов и их характеристикой;
• копии приказов руководителя о введении дополнительных счетов и утверждении регламентов их использования;
• описание документооборота и внутреннего контроля по этим счетам;
• примеры заполненных регистров учета и первичных документов;
• пояснительную записку о целях и обосновании введения дополнительных счетов.

Ответы на вопросы

Нормативные акты

• Бюджетный кодекс Российской Федерации.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Нормативные правовые акты Минфина России, устанавливающие Единый план счетов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора и Инструкции по его применению.
• Локальные акты учреждения: учетная политика, приказы и положения о внутреннем финансовом контроле, регламенты документооборота.